Innovatiecoach en trainer Marianne Smits over Notuleren met AI in Copilot

Tekst Ellen Smink | 17 februari 2026 | 👩‍🎓Thema Professionele ontwikkeling

Marianne Smits wordt alom gezien als een expert op het gebied van toekomstbestendige managementondersteuning en de impact van AI op de rol van de ondersteuner. Voordat ze zich ontwikkelde als trainer en coach, werkte ze jarenlang als directiesecretaresse. Dat ze later specialist op het gebied van werken met AI zou worden, zat er al vroeg in. “Innovatie is altijd een rode draad in mijn loopbaan geweest. In 1984 zag ik al een plan voor een papierloos kantoor. Toen dacht ik: daar moet ik solliciteren want dan komt de innovatie naar mij toe. Dat heb ik gedaan en daardoor heb ik een rol mogen spelen in de ontwikkeling van het ‘Kantoor van de Toekomst’ van Chriet Titulaer. In het Kantoor van de Toekomst, dat in 1992 werd geopend, was een hele verdieping ingericht vol technische snufjes en konden medewerkers al deels thuis werken vanaf hun ‘tele-werkplek’ die via een glasvezelkabel in verbinding stond met kantoor. Ook daarna ben ik mij blijven verdiepen in hoe werkzaamheden zo efficiënt en kwalitatief mogelijk kunnen worden ingericht. Dus toen in 2022 ChatGPT, de eerste voor ons bruikbare tool op het gebied van AI, op de markt kwam, heb ik me daar vanaf het begin in verdiept. Nog steeds ben ik dagelijks bezig om de AI-ontwikkelingen bij te houden.”

Tijdwinst en rust

Notuleren met AI in Copilot levert je tijdwinst en meer rust op, lezen we in de aankondiging van je lezing. Toch aarzelen veel secretaresses nog om het in te zetten.
“Secretaresses hinken nog een beetje op twee gedachten. Een ervan is het privacy-element. Dat is echt een aspect dat ze weerhoudt om AI hiervoor in te zetten. Ik kan je verzekeren dat de veiligheid met Copilot echt van een totaal andere en positievere orde is dan van een onbetaald account van ChatGPT. De andere reden is dat secretaresses zien dat er in een transcriptie nog wel eens fouten staan. Dat komt ook omdat wij mensen in staat zijn de ander te begrijpen terwijl hij soms halve zinnen uitspreekt. Of omdat afkortingen niet altijd goed worden uitgesproken. Als secretaresses zo’n transcriptie zien, denken ze dat het nooit een goed verslag wordt als je daar AI op loslaat. Tijdens mijn trainingen leer ik de deelnemers juist om zich daardoor niet te laten weerhouden. Sterker nog, AI is juist sterk in het destilleren van de kern. Het is wel belangrijk dat je goed leert prompten. Tijdens de training krijg je perfect werkende prompts, die je uitwerktijd met minimaal 50% verkorten.

“Copilot gaat op dezelfde manier om met de informatie die jij deelt, als met de documenten die in Outlook staan.”

Notuleren en privacy

Terugkomend op die privacy, je zult als secretaresse ook de deelnemers aan een vergadering moeten overtuigen dat notuleren met AI geen gevaar voor de privacy is.
“Dat klopt. Ik ken veel organisaties die geen vergaderingen willen opnemen vanuit de gedachte dat er iets met de informatie zou gebeuren. Maar Copilot gaat op dezelfde manier om met de informatie die jij deelt, als met de documenten die in Outlook staan, binnen je eigen Microsoft-tenant en daarmee passend bij de AVG-richtlijnen. Veiligheid en verantwoord werken als secretaresse is een centraal onderdeel tijdens de training.

Overigens kan je AI ook inzetten bij de meer traditionele manier van verslaglegging. Met behulp van AI kan je je formuleringen creatiever maken. In plaats dat je steeds dezelfde soort formuleringen gebruikt, helpt AI je om daar meer afwisseling in te krijgen.”

AI en het secretaressevak

Holt AI het werk van secretaresses niet uit? Notuleren kost weliswaar veel tijd, maar het is wel iets waar secretaresses heel goed in zijn.
“Ik snap dat secretarissen die goed zijn in notuleren zeggen: ‘ik leg mijn creativiteit en professionaliteit in de uitwerking ervan’. Dat is ook echt zo! Het is ook zo dat iedere secretaresse aangeeft dat het uitwerken van notulen veel tijd kost. Met digitaal notuleren kan je heel veel tijdwinst halen, terwijl de creativiteit zeker niet verloren hoeft te gaan. Met hulp van AI snijdt het mes aan twee kanten. Niet alleen bij de secretaresses maar ook bij de participanten van de vergadering, want die hebben hun informatie eerder en kunnen rustiger met de uitwerking van hetgeen ze hebben beloofd aan de slag. Je creëert niet alleen meer rust voor jezelf maar ook voor anderen. AI versterkt juist je vakmanschap, het vervangt je niet. Je behoudt altijd de controle én blijft eindverantwoordelijk voor zowel de input als de output.”

Wat AI niet kan, kan jij wel

Wat kan AI niet wat een secretaresse wel kan?
“Een van de dingen waar AI absoluut niet goed in is, is het aanvoelen van de cultuur van een organisatie. De organisatiesensitiviteit van secretaresses in de zorg is altijd enorm hoog. Zij weten bijvoorbeeld precies op welk moment een mail verstuurd moet worden. Ze weten hoe mensen zich gehoord en gezien voelen. Die verbindende rol die een secretaresse in de zorg heeft, het weten wie ze met wie kunnen verbinden zodat mensen snel hun informatie hebben, dat kan AI helemaal niet.

En zo zijn er meer dingen. Neem bijvoorbeeld het organiseren van een event. Daar zijn heel veel mensen bij betrokken maar alleen de secretaresse weet perfect hoe lang van tevoren je moet beginnen met het uitnodigen van mensen en wat er allemaal geregeld moet worden op de locatie zelf. Als er 250 mensen komen, zullen secretaresses nooit vergeten om te checken of er ook genoeg kapstokken zijn, om maar iets je noemen. Door AI meer in te zetten, ga je wel steeds nadrukkelijker een rolverschuiving zien van de uitvoerende kant naar het groeien naar de sparringpartner van de manager.”

“AI geeft je de ruimte om je te ontwikkelen en van nóg meer toegevoegde waarde te zijn als sparringpartner.”

Sparringpartner

De secretaresse als sparringpartner voor de manager. Hoe zie je dat?
De managementassistent van vandaag heeft meer dan ooit impact op de prestaties van de leidinggevende. Opdrachten uitvoeren en praktische zaken organiseren is al lang niet meer voldoende. Je moet ook perfect weten waar je leidinggevende mee bezig is en met hem of haar meedenken en adviseren. Hij of zij wil een sparringpartner, iemand om mee te overleggen, om ideeën te toetsen. Dit vraagt specifieke vaardigheden én een andere houding. Secretaresses moeten wel hun rol daarin nemen en het gesprek met hun leidinggevende aangaan: ‘ik kan meer voor jou betekenen omdat ik AI gebruik, waardoor ik minder tijd kwijt ben aan het uitvoeren van werkzaamheden. Sparringpartner zijn betekent dat je een kritisch tegengeluid laat horen als het nodig is en complimenteert als het gewenst is. Van regelen naar meedenken, van ‘ja’ zeggen naar afwegen en van communiceren in details tot geven van overzicht. Met andere woorden: het vraagt een andere houding. AI geeft je de ruimte om je te ontwikkelen en van nóg meer toegevoegde waarde te zijn als sparringpartner. Dat is een ontwikkeling die juist in de zorg essentieel is.

© Marianne Smits

 

Meer weten over notuleren met AI in Copilot?

Met digitaal notuleren kan je heel veel tijdwinst halen, terwijl de creativiteit zeker niet verloren hoeft te gaan”, is de overtuiging van innovatiecoach en trainer Marianne Smits. Tijdens Hét Secretaressecongres van april geeft ze de workshop Notuleren met AI in Copilot. In de workshop laat ze zien hoe je je notuleerwerk slimmer maakt en met behulp van AI razendsnel samenvattingen en besluitenlijsten genereert. En dat alles praktisch – en veilig! – toepast in je dagelijkse werk. Bekijk het programma en schrijf je in!