17-12-2018 – Meer grip op je werkdruk krijgen. Het lijkt een bijna onmogelijke opgave, zeker voor medisch secretaresses en secretaresses in de zorg voor wie geen dag hetzelfde is. Hoe ga je om met stoorzenders die je steeds weer onderbreken tijdens het werk? Hoe houd je je energieniveau op peil en hoe kun je effectief werken zonder je continu te moeten haasten? Oud-verpleegkundige, ervaringsdeskundige en trainer Margreet Ridder weet er raad mee. Tijdens het congres op 18 april geeft ze er een workshop over. Om nu alvast aan de slag te kunnen, legden we haar een aantal vragen voor.
Tekst: Ellen Smink
Bij elk congres horen we hoe hoog de werkdruk van de aanwezige secretaresses is. Hoe kunnen ze daar invloed op uitoefenen?
“Ik denk dat medisch secretaresses en secretaresses in de zorg wel wat meer regie zouden kunnen nemen over de uitvoering van hun werk. Ze laten zich nog erg leiden door alles wat ze vinden dat ze moeten doen. Ze verwachten veel te veel van zichzelf en vinden het lastig om aan te geven wat zij nodig hebben om goed te kunnen werken. Ze mogen wel wat milder naar zichzelf worden. Als je wat milder naar jezelf bent, ga je vanzelf tegen iemand anders zeggen: wacht eens even je vraagt gewoon weer teveel van me. Kunnen we dit op een andere manier gaan indelen, want op deze manier ga ik het niet volhouden.”
De meeste secretaresses werken voor meerdere ‘bazen’’, die zichzelf stuk voor stuk belangrijk vinden. Maakt dat het niet extra lastig?
“Ja, dat maakt dat ze ontzettend kunnen versplinteren. Hun kwaliteit is dat ze zo flexibel zijn. Ze willen iedereen graag van dienst zijn op basis van de condities die de ander wil. Toch kunnen ze bij het uitvoeren van hun werk juist daardoor in problemen komen. Onlangs vertelde een secretaresse me tijdens een training dat op het secretariaat een speciaal bakje was waarin artsen hun briefjes konden neerleggen, zodat ze haar niet constant hoefden te storen. Toch was er één dokter die soms wel vier keer in een uur een briefje onder haar neus duwde. Ik vind dat je zoiets moet aankaarten in de teambespreking met die dokter. Maar juist dat vond ze heel lastig. Op dit punt vallen er dus nog wel dingen te verbeteren, al weet ik ook hoe moeilijk dat is. Artsen zijn wat dat betreft niet altijd even soepel, maar dat mag nog niet een excuus zijn om je secretaresse zo voor de kling te jagen.”
Daarnaast zijn er nog wel meer stoorzenders die je onderbreken in je werk. Wat doen we er tegen”?
“In de zorg heb je natuurlijk nooit een dag die loopt zoals je dat van te voren bedenkt. In feite bestaat je werk uit het omgaan met stoorzenders, want er gebeurt altijd wel wat. Veel timemanagementprogramma’s zeggen: creëer ongestoorde tijd. Dat kan in de zorg helemaal niet, want je werk is juist om steeds weer onderbroken te worden. Ik ga met de zorgprofessionals die ik train altijd op zoek naar hoe ze daarin toch een stukje regie kunnen pakken. Dat kan al door de vraag: mag ik de termijn bepalen wanneer ik dit verzoek uitvoer; moet ik dit nu direct doen, of kan het ook even wachten. Er zit nog wel wat ruimte in de manier waarop je reageert op alles waarvoor men bij je aanklopt en waarbij je onderbroken wordt. Ik ben wel realistisch hoor, het is niet veel. Maar de ruimte die er is, geeft je toch het gevoel dat je meer regie hebt. Dat jij zelf kunt kiezen hoe je reageert op de vraag, in plaats van dat je het gevoel hebt dat je altijd alles uit je handen moet laten vallen om direct te reageren op een vraag.”
Moeten we minder multitasken?
“Die hele mythe van dat multitasken mag er wat mij betreft wel eens uit. Niemand kan multitasken, ook secretaresses niet. Als je meer dingen tegelijkertijd met dezelfde aandacht wil doen, zal je merken dat je fouten maakt, dat je langzaam werkt en dat het je veel energie kost. Je werkt veel beter, prettiger en meer ontspannen als je ergens je aandacht bij kan houden en één ding eerst doet en daarna het volgende werk.”
Je werkte zelf jarenlang in de verpleging. Had jij in die tijd grip op de werkdruk?
“Ik denk dat iedereen die in zorg gaat werken dat in eerste instantie doet omdat hij of zij het leuk vindt andere mensen te helpen. Dat is ook je valkuil. Ook over mij werd altijd gezegd: Margreet staat altijd klaar. Dat is fijn, maar ik veranderde wel. Hoe verder ik in de tijd kwam, hoe meer ik merkte dat het alsmaar anderen helpen mij niet hielp. Het maakte dat ik het plezier in mijn werk een beetje kwijt begon te raken en dat ik ook nog cynisch werd. Pas toen ik de zorg uit was, realiseerde ik me dat ik de laatste tijd niet meer zo aardig voor de patiënten was als dat ik vond dat ik moest zijn. Dat was wel even schrikken. Ik ben dus met boter en suiker in al die valkuilen gestapt. Dat kwam ook omdat we tijdens mijn opleiding niets leerden over persoonlijk leiderschap, of gezond assertief communiceren. Dat heb ik pas geleerd toen ik het ziekenhuis uit ging en als acteur werd gevraagd om aan trainingen mee te werken.”
Het duurt nog even voordat het volgende congres er is. Heb je nu alvast een tip waarmee we ons energieniveau op peil kunnen houden?
“Bij mij gaat het ook heel erg over eigen zuurstof eerst. Als jij omvalt, heb je helemaal niets meer aan jezelf. Dus jij moet ervoor zorgen dat je kunt blijven functioneren. Heel veel secretaresses vertellen me dat ze geen tijd voor pauzes hebben. Hoewel dat cao-technisch echt niet kan, is dat een gegeven waar ik verder niet over ga. In plaats van een pauze kun je ook een witje nemen. Een witje is een hele kleine onderbreking van je werk. We noemen het ook wel een breinvrij moment. Het gaat erom dat je voor een paar minuutjes even iets heel anders doet dan wat je daarvoor gedaan hebt. Haal een kopje koffie, ruim iets op, breng wat weg naar een andere afdeling of naar elders in het huis, drink heel bewust een glas water, of was je handen met warm water en lekker veel zeep. Het zijn allemaal dingen die in ieder geval gedaan moeten worden, met dit verschil dat je het nu doet om even afstand te nemen van wat je gedaan hebt en je op te laden voor wat je daarna gaat doen. Een witje is een bewuste onderbreking waarbij je geniet van de ontspanning zodat je daarna weer verder met je werk kan. Het is een moment dat je heel bewust gebruikt om even op te laden. Neem een voorbeeld aan wereldleiders. Die zie je soms enkel uit het raam staren. Nu kan je daarmee in de zorg niet aankomen. Je kunt wel het nuttige met het aangename verbinden door even wat dingen te doen waarbij je geen inspanning nodig hebt maar die wel lekker zijn om te doen. Op die manier creëer je breinvrije tijd. Daarmee houd je je energieniveau op peil. Ook neem je intuïtief de ruimte om alle kennis die je nodig hebt voor het moeilijker werk weer naar boven te laten komen.”