14-12-2018 – Ben jij al slimmer gaan werken? Volgens Bouke van Kleef, eigenaar van AVK Training & Coaching is het de hoogste tijd dat we daarmee beginnen. “In het algemeen hebben we tegenwoordig meer werk dan we kunnen verstouwen in de tijd dat we er voor aangenomen zijn”, is zijn stellige overtuiging. Om die reden wil hij met AVK het ‘evangelie van slimmer werken’ verkondigen. Zijn workshop ‘Slimmer e-mailen met Outlook’ was tijdens het afgelopen Afdelings- en Medisch Secretaressecongres zo’n succes, dat deze workshop op het congres van 18 april opnieuw op het programma staat. Die dag kunnen we ook deelnemen aan de workshop ‘Slimmer en papierloos werken met OneNote’. Wat daarmee wordt bedoeld, vertelt Bouke in dit interview.
Tekst: Ellen Smink
Omdat we steeds meer werk in dezelfde tijd moeten doen is het, zo vindt Bouke van Kleef, noodzakelijk bepaalde prioriteiten te stellen. “Bij vrijwel iedereen leeft het onderbuikgevoel ‘dit moet slimmer kunnen’. Wij helpen dit gevoel om te zetten in acties om het werk nog slimmer te maken.” Dat slimmer werken kent, volgens Bouke, drie pijlers: effectiviteit, efficiëntie en in verbinding zijn. “Bij effectiviteit gaat het om doelgericht zijn, dus weten wat je doelen zijn en hoe je die gaat halen. Efficiëntie houdt in dat je dat op de makkelijkste en snelste manier doet. Het derde punt is in verbinding zijn met elkaar. Het is toch mensenwerk dus we zullen het met mensen moeten doen.”
OneNote platform
Slimmer werken betekent, volgens de theorie van Bouke en zijn collega’s, vooral ook met moderne vaardigheden gebruik maken van moderne tools. Aan het slimmer werken met Outlook besteedden we al eerder aandacht (zie: https://www.secretaressesindezorg.nl/bespaar-tijd-door-slimmer-met-mails-en-outlook-om-te-gaan/). Minder bekend maar zeker zo slim, is het werken met OneNote ter vervanging van het allerlei handmatige handelingen en natuurlijk ook het papieren notitieblokje. “In plaats van dat je je aantekeningen in een schriftje, op een Post-it, of op losse eindjes doet, houd je ze digitaal bij in het OneNote-platform. Dat betekent dat als je aantekeningen op je laptop maakt, je er ook op je telefoon of iPad bij kan, thuis, in de trein of waar dan ook. Het is dus altijd en overal beschikbaar. Bovendien kan je specifieke zaken delen met anderen en documenten, koppelingen, afbeeldingen en zelfs geluidsopnamen toevoegen. Je kunt met OneNote bijvoorbeeld vergaderstukken klaarzetten, de vergadering voorbereiden en de verslaglegging doen inclusief live gedeelde actie en besluitenlijsten. Iedereen die bij die vergadering aanwezig is, kan bij de stukken, zodat je op die manier op eenvoudige wijze papierloos vergadert. Je kunt er ook (gezamenlijke) acties en taken voor bijvoorbeeld een evenement in vastleggen. De mogelijkheden zijn bijna ontelbaar. Zowel zakelijk als privé. Het voordeel is dat je niet van elkaar afhankelijk bent. In plaats van dat één iemand alles moet bijhouden, doe je dat met elkaar.”
Zonder ouderwetse bril
Het moge duidelijk zijn dat Bouke van Kleef zelf een enthousiast gebruiker van OneNote is. “OneNote doe je er niet even bij, maar in plaats van. Als ik een training bedenk dan zou ik met de ouderwetse bril op, alle highlights eerst in een Word-document zetten. Dat document deel ik daarna met een collega met het verzoek er eens naar te kijken. Vervolgens krijg ik dat document weer terug met aanmerkingen die ik deels overneem. Omdat de informatie over de training gepubliceerd moet worden, mail ik het document naar vijf andere collega’s van o.a. marketing, verkoop en websitebeheer. Van al die personen krijg ik het document weer terug. De een heeft een print gemaakt en daarop wat krabbels gezet, de ander heeft ‘wijzigingen bijhouden’ aangegeven en weer een ander heeft in het document woorden in rood erbij getikt. In plaats van op deze ouderwetse manier samen te werken moet je toe naar een modus waarin je echt samenwerkt. Dat kan o.a. met OneNote. De gegevens over de training zet ik dus niet meer in een Word-document maar in een OneNote-bestand en deel dat op een plek waar mijn collega’s er ook bij kunnen. Vanaf dat moment kunnen mijn collega’s tegelijkertijd in dat OneNote document aanpassingen doen. Ze zien ook allemaal welke aanpassingen door wie gedaan worden, terwijl ik als ik wil zo weer naar mijn voorgaande versie kan.”
Yoki Drink via OneNote
Ook privé maakt Bouke regelmatig gebruik van OneNote. “Vanochtend nog. Toen ik de boterhammen voor mijn kinderen klaarzette, zag ik dat het pak Yoki-drink bijna leeg was. Dan open ik mijn telefoon, pak de OneNote-app en zet op het boodschappenlijstje van het gezin dat er Yogi gehaald moet worden. Waarschijnlijk zijn de boodschappen al gedaan voordat ik straks thuiskom, maar doordat ik het op het lijstje in het familienotitieblok heb gezet, is de drank gehaald. In OneNote heb je verschillende notitieblokken die je kunt verdelen in secties waarin weer verschillende pagina’s zitten. Ik heb een zakelijkje notitieblok dat ik met collega’s deel, een blok voor mezelf en een notitieblok dat voor mijn gezin is gereserveerd. In dat laatste blok zitten allerlei lijstjes. Bijvoorbeeld voor de komende vakantie. Compleet met alle bevestigingen van boekingen, transfers naar het vliegveld etc.”
Weg met het allegaartje documenten
Hoe enthousiast Bouke ook over OneNote is, toch wordt er nog niet op grote schaal gebruik van gemaakt. “Onbekend maakt onbemind. Wat men niet kent, wordt niet zonder meer opgepakt. Dat is jammer, want ik denk dat vooral ook secretaresses slimmer kunnen werken met OneNote. Een medisch secretaresse of secretaresse in de zorg krijgt vaak van verschillende personen een allegaartje aan documenten binnen waar ze vervolgens weer een geheel van moet maken. Wat is er dan handiger om een OneNote-notitieblok op het secretariaat en met je leidinggevenden te delen? Er zijn ook andere apps waarmee je papierloos kan vergaderen. Die oplossingen zijn misschien nog wat mooier dan OneNote maar daar betaal je wel tien euro per gebruiker voor. OneNote is gratis meegeleverd met Windows, Office en op je telefoon. Het is dus ook een goedkope oplossing die relatief eenvoudig is op te zetten en zonder aanvullende kosten prima werkt.” Direct met OneNote aan de slag dus! Bouke: “Je kunt gewoon met OneNote beginnen, maar ik vraag me af of je dan echt weet wat je aan het doen bent en het voordeel ziet tussen een OneNote-document of een Word-document. Het is niet echt moeilijk, maar je moet wel een beetje weten wat je aan het doen bent voordat je er effectief-efficiënt mee aan de slag kan.”
Tip: Wist je dat je heel gemakkelijk een foto of screenshot in OneNote kan invoegen en dat OneNote dan de tekst herkent op die foto en je zelfs de tekst uit de foto kan kopiëren om vervolgens de tekst te plakken en verder te verwerken.
