👩🎓 PROFESSIONELE ONTWIKKELING
Met tips & tricks!
Het aantal updates en nieuwe toepassingen van Microsoft 365 heeft een enorme vlucht genomen. Er kan zoveel meer! Wat zijn bijvoorbeeld de extra mogelijkheden van het nieuwe Outlook ten opzichte van Outlook Classic? Hoe kan je gebruik maken van de kunstmatige intelligentie die Microsoft in zijn 365-pakket heeft geïntegreerd in de vorm van Copilot waarmee alle beschikbare informatie binnen jouw account, zoals presentaties, mails en documenten wordt geïntegreerd? Of wil je een online vergadering volgen waarbij je niet aanwezig bent? Kortom, nieuwe functies en mogelijkheden te over. Maar wat betekent dat nu voor het vak van secretaresse. We vroegen het Inge Verweij, trainer/coach bij AVK Training & Coaching.
Tekst Ellen Smink | 11 december 2024
De afgelopen jaren is het aantal functionaliteiten van Microsoft 365-apps Teams, Word, Excel, SharePoint, OneDrive, OneNote, PowerPoint en Outlook flink toegenomen. De combinatie van deze apps met de slimme AI-tool Copilot maakt de ondersteuning in je werk nog groter. Vooral bij repetitieve taken blijkt Copilot een slimme en efficiënte hulp. Inge Verweij benadrukt het belang van veilig gebruik: “Het is belangrijk om AI goed en veilig in te zetten. Kies daarom voor Copilot. Microsoft biedt namelijk “Enterprise grade security”, wat betekent dat jouw data binnen je eigen organisatie blijft. Microsoft doet dus verder niets met jouw persoonsgegevens en bedrijfsgevoelige informatie. Wel zo veilig!”
Copilot binnen je Outlook en Teams
Microsoft biedt twee versies van Copilot aan:
- Een gratis versie die vergelijkbaar is met ChatGPT
- Een betaalde versie die geïntegreerd is in je Microsoft applicaties.
Inge geeft een voorbeeld: “Copilot kan heel makkelijk een concept voor een e-mail maken. Je typt kort wat je wilt communiceren en welke tone of voice je wilt gebruiken. Binnen een paar seconden staat er een concept klaar. Copilot kan ook een e-mailwisseling samenvatten. Stel dat we een paar keer heen en weer hebben gemaild, dan kan ik met één klik de hele mailwisseling laten samenvatten. Vervolgens geeft Copilot suggesties voor een overleg, waarbij zelfs een conceptagenda en de beknopte samenvatting is toegevoegd. Ik kies het geschikte tijdstip, en alleen het versturen van de mail blijft over. Copilot heeft dan al het voorwerk gedaan, geïntegreerd met het nieuwe Outlook.”
Dit is slechts één voorbeeld van hoe Copilot je werk slimmer en efficiënter maakt. Juist de samenwerking met verschillende Microsoft 365-apps maakt deze ontwikkeling zo interessant.
Het nieuwe Outlook versus Outlook classic
In het Microsoft 365-pakket is een veelvoud van applicaties opgenomen. Anders dan het gewone Office pakket dat alleen bestond uit de programma’s Word, Exel, PowerPoint, Outlook en OneNote. Voor Outlook zijn er inmiddels een aantal varianten dat voor velen best verwarrend is. Zo is het nieuwe Outlook niet de nieuwe versie van Outlook classic, maar een andere versie die bijna hetzelfde is als de web-app, Outlook online. Niet alle toepassingen van het nieuwe Outlook zijn te gebruiken in Outlook classic. Inge: “Er zijn functies die alleen in Outlook classic werken en er zijn functies die je alleen in het nieuwe Outlook kan gebruiken. Helaas zijn er ook functies die wel in de classic kunnen maar (nog) niet overgenomen zijn in het nieuwe Outlook. Ik hoop dat een aantal daarvan alsnog wordt toegevoegd. Zelf gebruik ik beide versies naast elkaar. Onderaan in mijn taakbalk zitten twee Outlook-icoontjes, een voor de classic versie en een voor het nieuwe Outlook. Daarmee heb ik voor mezelf op dit moment het beste van beide.”
“Hoe meer je de nieuwe mogelijkheden kent, hoe makkelijker je er de voordelen uit kan halen om slimmer, efficiënter en moderner te kunnen werken.”
Focus op nieuwe toepassingen
Hoewel de mogelijkheden van de Microsoft 365-apps, al dan niet in combinatie met Copilot, nu al indrukwekkend zijn, is het einde, volgens trainer Inge Verweij. nog lang niet in zicht. “Dit stopt voorlopig niet!” Dat deze ontwikkelingen invloed hebben op het vak van secretaresse lijkt onontkoombaar. Inge: “Het is daarom belangrijk je te blijven ontwikkelen met de nieuwe mogelijkheden die ons worden geboden. Niet alleen om bij te blijven, maar ook om voorop te willen lopen om je de nieuwe mogelijkheden eigen te maken. Dat gaat dus verder dan weten dat het bestaat. Leer samenwerken met nieuwe tools en weet wat de mogelijkheden zijn.”
“Het betekent ook dat secretaresses van bepaalde taken afscheid gaan nemen en dat is prima”, zegt Inge. “Dat er nieuwe taken en andere werkprocessen bijkomen is absoluut een feit en dit zal niet stoppen. Dit is een continu proces zeker nu alle ontwikkelingen zo razendsnel gaan. Dus focus op nieuwe toepassingen en nieuwe manieren van werken. Blijf niet vasthouden aan oude werkpatronen, maar leer samenwerken met nieuwe moderne tools en zorg dat je digital savvy blijft of wordt, met daarbij AI als mindset. Hoe meer je de nieuwe mogelijkheden kent, hoe makkelijker je er de voordelen kunt uit halen om efficiënter en moderner te kunnen werken.”
Tips & Tricks
Inge Verweij en haar collega’s bij AVK Training & Coaching volgen alle nieuwe functionaliteiten en mogelijkheden van Microsoft 365 en Copilot op de voet. Een aantal tips & tricks geven we je hierbij alvast mee.
- Brainstormen met Copilot
Als je nieuwe ideeën nodig hebt voor een project of een event kan je met, zowel de gratis als de betaalde versie van Copilot, creatief brainstormen. Behalve dat je digitale assistent je suggesties geeft, helpt hij je ook bij het opstellen van een to-do-lijst, het maken van een draaiboek of het schrijven van de uitnodiging. - Notuleren met en zonder de betaalde versie van Copilot, ook in Word
Met de betaalde versie van Copilot is notuleren in een handomdraai gedaan, het enige wat je hoeft te doen is de opname aan te zetten tijdens de vergadering en achteraf met de juiste prompt een notulen, actie en besluitenlijst samen te stellen. Zonder de betaalde versie van Copilot, is het wat meer werk, maar er zijn wel mogelijkheden. Zo kan je met Word een vergadering live transcriberen of achteraf een audio bestand uploaden naar Word om deze te transcriberen. Het transcript kan je vervolgens samenvatten met een AI tool, dus ook bijvoorbeeld met de Copilot versie waarvoor je geen aanvullende betaalde licentie nodig hebt. - Slimmer knippen en plakken met Windows klembord
Met het Windows klembord kan je veel slimmer of makkelijker knippen en plakken. Zo kun je niet alleen het laatst gekopieerde stukje tekst plakken, maar zie je jouw hele kopieergeschiedenis en kan je deze ook blijven hergebruiken. Daarnaast kun je ook afbeeldingen en zelfs PowerPoint dia’s op deze manier kopiëren, plakken en hergebruiken. In dit filmpje zie je hoe je dat instelt: Slimmer knippen en plakken met Windows klembord.
“Blijf niet vasthouden aan oude werkpatronen, maar leer samenwerken met nieuwe moderne tools met AI als mindset.”
Het nieuwe Outlook
Het nieuwe Outlook kent een aantal nieuwe functionaliteiten. Deze twee tips geven we je alvast mee:
- Achteraf een vergadering bijwonen
Lukt het een deelnemer niet om bij een online vergadering aanwezig te zijn? In het nieuwe Outlook is er nu een button waarmee hij of zij de vergadering alsnog kan volgen via Teams. De opname en eventuele transcriptie van de vergadering wordt achteraf automatisch alsnog in de vergadering bijgeplaatst voor degenen die niet aanwezig konden zijn. - Wijzigingen in gedeelde agenda
In het nieuwe Outlook en in Outlook Online kan je instellen dat je een e-mail notificatie krijgt wanneer iemand een afspraak toevoegt in een gedeelde agenda van een collega. Bijvoorbeeld de agenda van je manager die jij beheert en waar je verantwoordelijk voor bent. Microsoft noemt dat ‘agenda-updates’. Als iemand anders (of de manager zelf) een afspraak plant in deze agenda, krijg jij een melding per e-mail.
Workshop tijdens Hét Secretaressecongres
Voor vaste deelnemers aan Hét Secretaressecongres is Inge Verweij geen onbekende. Ook tijdens Hét Secretaressecongres van april is ze aanwezig met de workshop ‘Verrassende en vernieuwende Outlooktips: speciaal voor de secretaresse.