Skills voor de toekomstbestendige secretaresse

👩‍🎓 PROFESSIONELE ONTWIKKELING

Oprukkende digitalisering vraag nieuwe competenties, maar menselijke maat blijft de kern

Sinds de wereldwijde omarming van AI is de digitalisering in een stroomversnelling gekomen. Dat deze ontwikkeling invloed heeft op de werkvloer lijkt onontkoombaar. Maar wat betekent al die nieuwe mogelijkheden nu voor de (medisch) secretaresse in de zorg? En welke competenties en vaardigheden heb je nodig om in je vak future proof te zijn. Wij legden die vraag aan verschillende personen voor. 

Tekst Ellen Smink | 11 maart 2025

Meer vraag naar klassieke competenties
“Uiteraard wordt van iedere supportprofessional verwacht dat deze meegaat met haar tijd en alle nieuwe mogelijkheden die de nieuwe technologieën bieden”, zegt Cindy Wikkerman, onderwijsmanager van Schoevers. “Taken veranderen soms van vorm en inhoud of verdwijnen juist helemaal. Het werk kan in de meeste gevallen efficiënter worden uitgevoerd. Toch blijkt dat in de praktijk juist meer van de klassieke competenties wordt gevraagd dan van nieuwe. Het menselijke interpersoonlijke aspect blijft de kern van deze beroepsgroep. Van hen wordt verwacht dat zij de ogen en oren van de organisatie zijn, dat zij aan kunnen voelen wat er op korte termijn en op langere termijn nodig is voor de leidinggevende, de arts en de zorgvrager. Juist in een omgeving waarin emoties hoog op kunnen lopen zijn zij onontbeerlijk voor de organisatie.”

Durf te vragen
Voordat Evi Koster (28) Projectleider Monitoringscentrum van het Jeroen Bosch Ziekenhuis werd, werkte ze als managementassistent in het zelfde ziekenhuis. “Voor mij als projectleider, maar ook voor de secretaresse, is flexibiliteit en verandervermogen de key. De technologische en digitale ontwikkelingen gaan in een rap tempo. Het heeft geen nut om je kont tegen de krib te gooien. Stel je ervoor open, verdiep je erin en verander mee. Tegen de generatie die er niet mee is opgegroeid wil ik vooral zeggen: durf te vragen! Het is echt niet ‘stom’ als je dingen niet weet. Vraag raad aan je collega van de generatie die er wel mee opgroeit. Het grappige is dat ik zucht als mijn ouders dingen vragen, maar als mijn collega’s me op dit gebied iets vragen, sta ik meteen paraat om ze te helpen.”

“Zorg er voor dat je up-to-date blijft met de nieuwste technologieën en software.”
Marianne Smits innovatiecoach en trainer AVK Training & Coaching

Blijf jezelf ontwikkelen
“Er is geen functie te bedenken die maar liefst 14 verschillende rollen combineert in één functie ”, zegt innovatiecoach en trainer bij AVK Training & Coaching, Marianne Smits als we haar vragen naar het vak van secretaresse. ”Het vak komt wel onder druk te staan. Om in deze unieke functie van blijvende toegevoegde waarde te zijn is het essentieel om je te blijven ontwikkelen. De management-assistant van nu en de toekomst is een digitale expert, een projectmanager en een strategisch partner voor het management. Zorg er voor dat je up-to-date blijft met de nieuwste technologieën en software. De werkplek verandert voortdurend. Het vermogen om je snel aan te passen aan nieuwe situaties en verantwoordelijkheden is daarom cruciaal. Sta open voor nieuwe ideeën en neem zelf ook initiatief. Zorg ervoor dat je schriftelijke en mondelinge communicatie altijd duidelijk, beknopt en professioneel is. Werk ook aan je vermogen om problemen zelfstandig en creatief op te lossen voordat ze escaleren. Dit vergroot niet alleen je waarde maar ook je zelfvertrouwen.”

Draaiende radars
Gea Blom, secretaresse zorgbemiddeling bij Ons Tweede Huis, is samen met haar collega’s AI aan het testen. “AI staat bij ons nog in de kinderschoenen. We draaien nu een pilot. Voor zover ik het kan zien is het wel handig voor ons vak. Ik vind trouwens toch dat je, ongeacht je leeftijd, altijd open moet blijven staan om nieuwe dingen te willen leren.” Hoe zeer ze haar ogen openhoudt voor nieuwe opties in haar werk, toch hamert Gea ook op de vertrouwde menselijke competenties van haar vak.
“Als (medisch) secretaresse heb je sociale vaardigheden nodig: goed kunnen luisteren, vriendelijke kunnen blijven. Tevens zijn communicatievaardigheden belangrijk: de juiste vragen kunnen stellen en de juiste informatie kunnen geven. Mijn radars beginnen meteen te draaien als ik iemand aan de telefoon heb of als een collega een vraag stelt. Ik probeer altijd een oplossing te vinden of hulp aan te bieden. Ook dat is onderdeel van ons vak!”

“Ik probeer altijd een oplossing te vinden. Ook dat is onderdeel van ons vak.”
Gea Blom, secretaresse zorgbemiddeling bij Ons Tweede Huis

Brugfunctie voor secretaresses
Tijdens het komende Secretaressecongres geeft adviseur, spreker en auteur Margôt van Brakel een lezing over de ‘mens-kant’ van AI en wat dat kan betekenen in je rol als secretaresse. Ter voorbereiding liep ze de afgelopen weken een aantal dagdelen mee met secretaresses in de zorg. “In mijn lezing geef ik aan dat secretaresses een brugfunctie kunnen vervullen door AI te verkennen: wat gebeurt hier, wat kan ik ermee en wat betekent het voor mijn baas of mijn team. Dat is een nieuwe rol die vooral nieuwsgierigheid vereist om met een open blik te kijken naar wat mogelijk is. Tijdens het meelopen met secretaresses in de zorg zag ik die brugfunctie al in de realiteit. Niet overal, maar het is een mooie kans. Omdat de agenda van degene die je ondersteunt vaak vol zit, heeft die persoon of het team waarvoor je werkt, niet veel aandacht en tijd voor al die nieuwe mogelijkheden. Als jij als ondersteuner met AI aan de slag gaat, zie je waar het voor jouw afdeling wel of niet werkt en leer je ook de betrekkelijkheid ervan inzien.”

“Ik zie een nieuwe rol voor secretaresses.”
Margôt van Brakel, adviseur, spreker en auteur