01-05-2018 – Tijdens het Afdelings- en Medisch Secretaressecongres van november 2017 werd haar workshop ‘Taal is echt mijn ding’ wederom het hoogst gewaardeerd van alle workshops. Voor de congressen van 2018 heeft Gerda Pluymert van Taalwijzer.nu een nieuwe verrassende workshop voor ons in petto. Dit keer gaat ze in op het ‘Schrijven in het hier en nu’. Wat ze daaronder verstaat, vertelt ze in dit interview.
Door Ellen Smink
Wat moeten we ons voorstellen bij het schrijven in het hier en nu?
Gerda: “Dat je niet in de verleden tijd maar in de tegenwoordige tijd zit, dat je de lezer goed aanspreekt en dat je een aantrekkelijke, prettig leesbare tekst schrijft. Als het gaat om een mail of brief is het belangrijk dat de lezer al in de eerste alinea weet waarom hij of zij nu die mail of brief krijgt. Het doel en de aanleiding moet dus echt in het begin staan. In het slot wil ik als lezer graag weten hoe het nu verder gaat. Verwacht de ander iets van mij of kan ik iets van de ander verwachten? Dus moet je aan het eind concreet aangeven hoe het verder gaat. Verder is het belangrijk dat je in je tekst kort en bondig bent. We houden niet meer zo van die lange teksten.”
Komt die behoefte aan kortere teksten door internet?
Gerda: “Mede. Ons leesgedrag is veranderd. We zijn wat ongeduldiger lezers geworden. We scrollen graag even ergens doorheen op zoek naar: is het iets voor mij en moet ik er iets mee. Daarom is de structuur van je mail of brief zo belangrijk. Daarom is het zo belangrijk dat je de dingen die echt belangrijk zijn bovenin zet en dat je teksten niet langer zijn dan nodig. Overigens geldt ook voor alle volgende alinea’s dat je het belangrijkste in de eerste zin zet.“
Is het een wezenlijk andere manier van schrijven?
Gerda: “Lange tijd schreven we vanuit het trechtermodel. Bij zo’n model werk je naar iets toe, een conclusie bijvoorbeeld. Nu werken we veel meer vanuit het piramidemodel: het belangrijkste komt eerst en daaronder werk je uit wat de beweegredenen zijn of de mogelijkheden.”
Nog meer tips om in het hier en nu te schrijven?
Gerda: “Ja, vermijd een overdaad aan werkwoorden. Werkwoorden als zullen, willen en gaan kun je bijna altijd weglaten. Zullen heeft iets van: het zal wel, het is nog maar de vraag of we het doen, dus met dat werkwoord ontkracht je in feite wat je wil aangeven. Ik zie ook vaak: ‘Ik wil u meedelen dat…’, of: ‘Ik wil u graag uitnodigen voor … ‘ Op het moment dat je dat schrijft wil je het niet doen maar doe je het al. Laat dat willen dus gewoon weg.
Ook met de lengte van je zinnen kun je rekening houden met het schrijven in het hier en nu. Bij een e-mail is een gemiddelde van 15 a 20 woorden per zin echt genoeg. Durf een punt te zetten en begin opnieuw met een volgende zin.”
Onze mailboxen zitten vaak boordevol. Hoe kunnen we ons onderscheiden?
Gerda: “Je weet dat je maar een beperkt aantal mails kan lezen en beantwoorden. Enerzijds selecteer je op afzender, maar je selecteert ook op onderwerp. Daar moet je dus rekening mee houden als je een mail stuurt. Zorg dat je onderwerp de lading dekt in plaats van dat er vier keer ‘re’. ‘re’, ‘re’, ‘re’ staat met daarachter het woordje afspraak. Als je wil dat de lezer iets snel moet doen, bijvoorbeeld voor 17.00 uur bepaalde informatie sturen, zet dat dan direct bij het onderwerp. Bedenk ook, dat als je drie of vier keer heen en weer moet mailen om iets duidelijk te maken, je wellicht beter de telefoon kan pakken.”
Tot slot de aanhef. Zetten we nu beste of geachte heer/mevrouw?
Gerda: “Dat is inderdaad in beweging. Als je de ander niet kent, schrijf je ‘Geachte heer Jansen’, of: ‘Geachte mevrouw Jansen’. Dat is de formele aanhef. Heb je de ander al een paar keer ontmoet, heb je een prettig contact, maar tutoyeer je elkaar (nog) niet, dan kan het zijn dat je geachte te formeel vindt. In dat geval kun je kiezen voor : beste meneer Jansen of beste mevrouw Jansen. In feite is dat een tussenvorm tussen het formele geachte heer en beste Jan.”
En de afsluiting?
Gerda: ‘Standaard is: Met vriendelijke groet. Met een hoofdletter, want de laatste zin eindigt bij ons altijd met een punt. Het is een neutrale, zakelijke afsluiting. Stuur je een boze brief met een klacht, dan kan je beter met het formele ‘Hoogachtend’ ondertekenen, want anders ontkracht je de boodschap.”
Gerda Pluymert verzorgt een uitgebreide workshop over Schrijven in het hier en nu op Hét Afdelings- en Medisch Secretaressecongres van 22 november a.s.