📈 PERSOONLIJKE GROEI
Zo wordt je werkdruk een stuk minder
Heb jij op je werk ook geregeld een gejaagd gevoel, omdat je onder hoge druk moet presteren? Je weet dat het niet gezond is, maar hoe los je die werkdruk op? Annemiek Tigchelaar is professional organizer en stresscoach. In de afgelopen 20 jaar hielp ze al talloze mensen met het verlagen van de werkdruk door efficiënter te werken en meer grip te krijgen op hun tijd, stress en e-mail. In dit artikel geeft ze je tips om de balans en rust terug te vinden en zo je werkdruk te verlagen.
‘Rust in je werk & rust in je hoofd’ staat in grote letters op de website van Annemieks bedrijf ‘Werkdrukverlager’. Voor ze met haar tips begint, wil Annemiek graag eerst het onderscheid maken tussen werklast, werkdruk en werkstress. “Bij je werklast gaat het om de grote hoeveelheid werk die er ligt. De druk die je ervaart om dat te realiseren noemen we werkdruk. Werkstress is wat je in je hoofd en lijf voelt bij die werkdruk. Om je werkdruk te verlagen, kun je kijken of je je werklast kunt verlagen, al is dat natuurlijk beperkt. Dat werk is er nu eenmaal en je kunt moeilijk zeggen: ‘ik doe het vandaag eens even niet, of half’. Je kunt wel kijken hoe je het op zo’n handig mogelijke manier doet, dus kijk naar vaardigheden hoe je efficiënter kunt werken. Aan de andere kant gaat het om je mindset om de stress in jezelf te verlagen. Het zijn vaak kleine dingetjes waar je toch winst mee kunt behalen.’
Tekst Ellen Smink
Tips om efficiënter te werken
1. Wees geen hamstertje
Annemiek: “Ik verbaas me elke keer over onduidelijke werkprocessen, zoals dingen die uitgeprint moeten worden en in mapjes moeten worden gestopt, waarna een ander ze weer in een ander mapje stopt en de volgende ze scant. Dan denk ik: kan het niet handiger. Ook al is het maar klein, ook hierbij is winst te behalen. Je moet er alleen wel de tijd voor nemen om dit soort zaken samen te bespreken. Helaas zijn veel mensen net als de hamstertjes die in het radje maar door rennen en rennen. Soms moet je met elkaar even uit het hamsterradje stappen en zeggen: ‘kan dit nu niet handiger?’ Kijk ook eens naar je eigen computervaardigheden en vraag je af of je handig genoeg bent met de computersystemen waarmee je werkt. En als je toch uit het radje bent gestapt, kijk dan ook of het werk tussen de collega’s goed is verdeeld.
2. Houd overzicht in wat je moet doen
Annemiek: “De allerbelangrijkste tip die ik kan geven bij efficiënter werken is: houd overzicht in wat je moet doen. Dat geldt zeker als je frequent wordt onderbroken. Vaak zijn er zaken waarvan je al weet: dit moet ik dinsdag nog even bekijken, dat donderdag en dat moet ik vrijdag verwerken. Gebruik je agenda – of je takenlijst – meer voor het plannen van je eigen werk. Laat je niet alleen leiden door wat anderen allemaal van je verlangen, maar wees ook baas over je eigen agenda. Nu weet ik wel dat dat maar beperkt kan, maar probeer het in elk geval, anders lukt het zeker niet. Kijk ook of je met je collega’s afspraken kunt maken om bij het werken aan moeilijke dingen even op een andere plek te zitten. Veel secretaresses zitten voor aan de balie of werken achter. Als je achter zit om rustig te werken, is het natuurlijk niet de bedoeling dat iedereen je nog eens allerlei vragen komt stellen. Je zou bij wijze van spreken een stoplicht neer kunnen zetten. Wist je trouwens dat er minilampjes zijn voor op je computer die je rood of groen kunt maken?”
“Laat je niet alleen leiden door wat anderen allemaal van je verlangen, maar wees ook baas over je eigen agenda.”
3. Krijg grip op je e-mail
Annemiek: “Een groot deel van de dag wordt geleid door werkzaamheden die via de e-mail binnenkomen. Het gevaar is alleen dat de e-mail je opslokt, waardoor je er de hele dag mee bezig bent en vergeet wat je verder moet doen. Daarom is het goed om voor jezelf de tijd te beperken die je aan e-mails wil spenderen. Spreek met jezelf af dat je ‘s ochtends even je e-mail checkt om de spoedzaken eruit te halen en daarna eerst gaat nadenken over wat er vandaag voor werk ligt en wat je vandaag in elk geval af moet krijgen. Schrijf het desnoods eventjes op en houd dat in het vizier. Natuurlijk word je tussendoor wel 100 keer gestoord, maar je hebt dan wel voor jezelf helder wat echt belangrijk is en dat is natuurlijk niet alleen die e-mail. Een ander belangrijk punt is het uitzetten van je notificaties, dus de pop ups als je een nieuwe e-mail hebt. Dat leidt af. Je concentratie is al zo’n groot goed als je veel wordt onderbroken door patiënten en collega’s. Zorg in ieder geval dat die e-mail niet ook nog afleidt.”
Tips om je mindset te veranderen
4. Vind je stressoorzaken
Annemiek: “Nu komen we aan de andere kant van de werkdruk; het beleven van interne stress. Als ik twee mensen dezelfde berg werk geef, dan kan het gevoel dat ze daarbij krijgen verschillend zijn. De een denkt: prima, ik zie wel hoever ik kom vandaag, ik blijf lachen. De ander denkt bij voorbaat al: och jeetje daar gaan we weer, dat krijg ik nooit af vandaag, wat zullen ze wel van me denken. Door de gedachte die je bij een stapel werk hebt, krijg je dus al een bepaald gevoel. Als coach geeft me dat mogelijkheden om samen te kijken naar wat jou nu stress geeft. Wil je alles perfect doen? Kan je geen nee zeggen? Ben je bang om te falen? Vind je collegialiteit belangrijker dan nodig is? Heb je het idee dat je niet om hulp mag vragen?”
5. Leer je grenzen aan te geven
Annemiek: “Het klinkt zo makkelijk, maar ik weet hoe moeilijk het is om te weten waar jouw grens ligt. Vooral voor secretaresses in de zorg is dat lastig, omdat dat vaak heel behulpzame, collegiale en zeer zorgzame mensen zijn. Toch is het belangrijk dat je in de eerste plaats voor jezelf zorgt. Dat je aangeeft: dit gaat me vandaag niet lukken. Dit is teveel. Of: deze taak is voor mij heel ingewikkeld, kan iemand me daarbij helpen. Het is ook belangrijk dat je durft te zeggen: jongens het begint me te duizelen, ik ga een uur eerder naar huis. Hoe pijnlijk dat misschien ook voor je collega’s is, als je het niet doet, laat je ze pas echt in de steek. Je kunt beter een uurtje eerder naar huis gaan, dan straks noodgedwongen een maand of veel langer thuis zitten.”
6. Neem zo nu en dan een minibreak
Annemiek: “Vroeger had je op bepaalde tijden een kwartier koffie- en theepauze. Dat zie ik nu nergens meer. Dat hoeft voor mij ook niet, maar het is wel goed om af en toe een minibreak te nemen. Spreek bijvoorbeeld af dat je even vijf minuten gaat wandelen of uit het raam gaat staren. Of gaat staan om wat rek- en strekoefeningen te doen. We krijgen overdag zoveel informatie te verwerken met je werk, het nieuws, je appjes, je kinderen, nog even dit en nog even dat, dat ik het idee heb dat je ’s avonds een soort error hebt. Als je niet op tijd je rust neemt, gaat je hele batterij eraan.”
“Het klinkt zo makkelijk, maar ik weet hoe moeilijk het is om te weten waar jouw grens ligt. Vooral voor secretaresses in de zorg is dat lastig, omdat dat vaak heel behulpzame, collegiale en zeer zorgzame mensen zijn.”
Wie is Annemiek Tigchelaar?
Annemiek Tigchelaar begon in 2004 als Professional Organizer. Sindsdien heeft ze met haar bedrijf ‘Werkdrukverlager’ talloze mensen gecoacht en getraind om grip te krijgen op hun tijd, stress en e-mail. Naast de post-hbo Senior Professional Organizer volgde ze opleidingen op het gebied van coaching, timemanagement en psychologie. Ze is auteur van de boeken: Stop de stapels (2011), Grip op je e-mail (2013/2016), Effectief Training Geven (2016) en Grip op je stress (2017). Ook wordt ze veel gevraagd als adviseur bij verzuimpreventie en duurzame inzetbaarheid.
Tijdens Hét Secretaressecongres geeft Annemiek de workshop ‘Maak je niet druk: je minder druk maken en het minder druk hebben’.