‘Samenwerken in MS365? Spreek spelregels af’

Tekst Naomi van Esschoten | 22 juni 2026 | 👩‍🎓Thema Professionele ontwikkeling

Heb je een oude versie van de notulen en actielijst gepakt om de vergadering uit te werken, slaat Word automatisch elke wijziging op. En ben je het originele bestand met de actielijst van de vorige keer kwijt. ‘In voorgaande versies van Word was je juist je werk kwijt als er een fout optrad en je niet tussendoor had opgeslagen’, vertelt Ed. ‘De ergernis zit niet in de functie, maar omdat je moet wennen aan een andere manier van werken. Kijk er daarom anders naar: de nieuwe tools zijn ontworpen om jou beter te laten samenwerken. Maar dat vraagt wel een nieuw werkpatroon.’

Knoppen en functies

Toen Ed op zijn 21e een autorijschool in Rotterdam begon, merkte meteen al hoe leuk hij lesgeven vond. ‘De theorielessen in het wijkgebouw vond ik eigenlijk nog leuker dan het rijden’, vertelt hij. Trainen en lesgeven bleef hij doen: eerst bij ict-opleider New Horizons en nu alweer 13 jaar bij AVK Training en Coaching. ‘Ik begon ooit met het uitleggen van knoppen en functies. Tegenwoordig is veel belangrijker: wat kun je eigenlijk met die nieuwe programma’s? En hoe kunnen ze je werk efficiënter maken?’

Ik-wij-ons

Een goed voorbeeld daarvan is de ‘ik-wij-ons’-benadering in Microsoft 365. ‘Daar is over nagedacht’, legt Ed uit. ‘Outlook is bijvoorbeeld een ‘ik’-programma. Als jij een mail ontvangt, weet ik dat niet. We zijn wel gaan samenwerken in Outlook met gedeelde postvakken, maar eigenlijk was dat niet de bedoeling. Datzelfde geldt voor OneDrive. Het woord zegt het al: ‘one’ betekent eigenlijk de documenten die je in de cloud opslaat, bedoeld zijn voor jezelf. Maar in de praktijk maken we daar gedeelde mappen in aan. Het nadeel daarvan is dat zodra je uit dienst gaat, je collega’s die bestanden kwijt zijn.’

Kanalen

Slimmer is het om samen te werken in een ‘wij’-programma. En ook hier geeft de naam al een hint: Teams. ‘In Teams kun je onder de knop ‘Teams’ – de knop onder de chatknop – kanalen aanmaken’, verklapt Ed. ‘Hier kun je per onderwerp gesprekken voeren en alle bijbehorende bestanden op één plek verzamelen. Welke kanalen je nodig hebt, kun je bepalen met je team, afdeling of projectgroep. En waar de chatfunctie in Teams is gekoppeld aan OneDrive, is het Teams-kanaal gekoppeld aan Sharepoint. Gemaakt om,– je raadt het al, samen te werken aan bestanden delen. Daardoor blijven in de kanalen communicatie en bestanden wél bij elkaar bewaard.’

Prikbord

En wat bedoelt Ed dan met ons-programma’s? ‘Denk hierbij aan het intranet: communicatie die er is voor iedereen. Dat kan een prikbord zijn met verjaardagen, aankondigingen van evenementen of bestanden die iedereen makkelijk moet kunnen vinden, zoals een declaratieformulier of sjabloon in de huisstijl’, vertelt Ed.

Stop de mail

Tot slot: de secretaresse wordt horendol van al die verschillende plekken waar documenten of correspondentie staat. Is daar ook een oplossing voor? ‘Zeker! Mijn advies zou zijn: spreek binnen de organisatie eens spelregels af. Bijvoorbeeld om intern te stoppen met e-mail. Gebruik daarvoor ook weer Teams-kanalen. Handiger voor iedereen in de organisatie, want het geeft rust in Outlook én meer regie over alle communicatie!’