👩🎓 PROFESSIONELE ONTWIKKELING
Chatbots als CoPilot of ChatGPT kunnen van een transcript notulen maken. Ze gaan de notulist niet vervangen, maar AI kan je wel veel bieden, vindt schrijftrainer en AI-expert Judith Winterkamp. Doe je voordeel met haar tips én valkuilen.
Tekst Naomi van Esschoten | 14 januari 2025
#1: Onderzoek de mogelijkheden
‘Ik zie AI als een nieuwe, digitale revolutie. Het werk gaat daardoor veranderen, maar niet verdwijnen. De lantaarnopsteker was te vervangen sinds de lantaarn automatisch aan- en uitgaat, maar AI kan niet zomaar goede notulen genereren. Het is namelijk de vraag wat ‘goede’ notulen zijn: de ene keer is dat een uitgebreid verslag, de andere keer juist een beknopte weergave of alleen een besluitenlijst. AI kan je bij die taken wél ondersteunen. Kortom, doe waar je bang voor bent en kijk naar wat AI voor jouw werk kan betekenen.’
#2: Besteed de vervelende klusjes uit
‘In Word kun je een opname maken die het programma omzet in een transcript. Het monotone typewerk kun je dus uitbesteden. AI kan dat transcript vervolgens bewerken, samenvatten of er bijvoorbeeld besluiten uit destilleren. Ook kan AI je helpen bij de voorbereiding op een vergadering. Moet je vooraf veel stukken doornemen, die misschien toch al openbaar zijn? Dan kun je aan AI vragen daar een samenvatting van te maken. Zo kun jij je goed inlezen zonder dat je veel tijd kwijt bent. Verder helpt AI je om lastig leesbare zinnen te herschrijven. Zo kan AI lange zinnen opknippen, de zinsopbouw nalopen en de lijdende vorm met ‘worden’ omzetten naar een actieve werkwoordsvorm. Dat leest prettiger.’
“Monotoon typewerk of veel voorbereiding? Dit soort tijdrovende klusjes kun je uitbesteden aan ChatGPT of CoPilot.”
#3: Doe het denkwerk
‘Hoe duidelijker je bent, hoe beter de uitkomst. Denk dus vooraf na over: wie is de lezer, wat is de belangrijkste boodschap, welke opbouw kies je? Ook kun je nadenken over de stijl: B1 is eenvoudig taalgebruik, maar schrijf je voor publiek dat goed bekend is met de materie, dan kun je eventueel kiezen voor B2.’
#4: Werk samen
‘Het is slim om AI bij uitvoerende taken een specifieke rol te geven, zoals: schrijf vanuit het perspectief van een managementondersteuner van een ziekenhuis. Vervolgens kun je per agendapunt benoemen wat AI moet vastleggen: actiepunten, besluiten of ook de discussie. Bedenk verder: wat je AI ook laat doen, jij bent altijd verantwoordelijk voor het eindproduct. Controleer de uitkomst daarom op fouten, zoals onjuiste interpretaties of ontbrekende context, en pas de tekst waar nodig aan.’
#5: Blijf in de lead
‘Hoe meer taken je uit handen geeft, hoe verleidelijker het wordt om tijdens de vergadering mooi even een ander klusje te klaren. Pas daarmee op. AI is geen inhoudsdeskundige, zoals jij. Blijf actief betrokken bij de inhoud en discussie van vergaderingen om de verbinding met je werk en het team te behouden. Juist door zelf voldoende op de hoogte te zijn van de onderwerpen, kun je ook de regie houden over de inhoud en kwaliteit van de notulen. En het belangrijkste: je houdt op die manier ook plezier in je werk. Het geeft tenslotte ook voldoening om zelf dingen te maken.’
“Doe waar je bang voor bent en kijk naar wat AI voor jou kan betekenen.”
Niet doen: blind vertrouwen op AI
‘Wil je een opname maken van een vergadering, test je tool dan uitgebreid voor gebruik in een echte vergadering. Je zou de eerste niet zijn die na afloop ontdekt dat er geen opname gemaakt is, of zonder geluid. En dan nog geldt: zorg dat je handmatig kunt notuleren als de technologie faalt. Het is sowieso handig om mee te schrijven, zodat je zelf weet wat belangrijk is. Want AI kan ook nog weleens ‘hallucineren’ en verkeerde of verzonnen informatie genereren. Tot slot: denk om de privacy. Deel vertrouwelijke gegevens, zoals namen of gevoelige informatie, niet met AI.’
