In onze vorige uitgave vertelde Elisabeth van Tuil, medisch secretaresse op de polikliniek Psychiatrie bij Tergooi ziekenhuizen, locatie Blaricum, over de veranderingen in haar werk tijdens de eerste coronagolf. Bezoek aan de poli was niet meer toegestaan. Afspraken met cliënten werden omgezet naar videoconsulten en nieuwe aanmeldingen kwamen op een wachtlijst. Ruim zeven maanden later spreken we haar opnieuw. De poli mag weer bezocht worden, maar zoals voor corona is het niet. Elisabeths werk is veranderd. En de vraag is of het ooit weer zo wordt als voor corona. Lees het vervolgverslag van een medisch secretaresse in coronatijd.
Tekst Ellen Smink
“Het verschil met de eerste coronagolf is dat we nu weten hoe we onze poli praktischer kunnen inrichten qua fysieke patiëntenontvangst en de daaraan voorafgaande agendaplanning. Hoewel patiënten weer naar de poli komen, is dit zeker niet hetzelfde als voor corona. De verandering zit hem vooral in de logistiek. Voorheen vonden intakes bij de verschillende artsen vrijwel standaard om 10.00 of 13.00 uur plaats. Nu doen we ze verspreid over de dag om te voorkomen dat er te veel mensen in de wachtkamer zitten. Dat geldt ook voor overige afspraken. Onderling is afgesproken dat artsen/behandelaren hun patiënten direct ophalen als ze zijn aangemeld, zodat ze niet in de wachtkamer hoeven plaats te nemen. Mocht een consult onverhoopt uitlopen en de volgende patiënt er al zijn, dan geven we de arts een belletje. Soms moeten we agenda’s aanpassen, omdat het niet anders kan. Als secretariaat hebben we daar ook fiat voor gekregen. Qua agendaplanning wordt er dus meer van ons verwacht.
Los daarvan zijn er looproutes, schermen en stickers om de anderhalve meter te waarborgen. Ziekenhuisbreed geldt dat iedereen mondkapjes of faceshields op heeft op openbare plaatsen.”
Begeleider op luidspeaker
“Voor corona mocht een patiënt iemand meenemen naar een intake. Dat is nu niet meer toegestaan, tenzij dit echt onmogelijk is. Op verzoek van de patiënt wordt de persoon die anders was meegekomen, tijdens het laatste deel van de intake ingebeld. Via videobellen of per telefoon op luidspeaker kan hij of zij dan meeluisteren wat de conclusie of het behandelplan is en eventueel aanvullingen geven of vragen stellen. Afspraken voor systeemtherapie, waarbij familie/partner wel fysiek aanwezig moet zijn, worden gepland in een grotere ruimte, zodat we toch die anderhalve meter kunnen waarborgen. Ook de groepstherapieën gaan weer door, al is het in een kleinere bezetting. Daar waar vroeger circa 10 patiënten toegestaan waren, zijn dat er nu circa vijf. Elke patiënt of bezoeker komt trouwens via de hoofdingang waar eerst wordt gevraagd of ze geen coronagerelateerde klachten hebben.”
Elke dag improviseren
“Ik had verwacht dat we veel aanmeldingen zouden krijgen van mensen die door corona in emotionele problemen zijn gekomen. Dat is tot nu toe uitgebleven. We zien zelfs dat het aantal intakes is teruggelopen. We vermoeden dat die terugloop komt doordat mensen huiverig zijn om naar het ziekenhuis te komen, of dat huisartsen minder doorverwijzen in de veronderstelling dat we nog onvoldoende tijd hebben. Wel goed om te vermelden dat alle patiënten die tijdens de eerste coronagolf een intake hadden en afgebeld moesten worden, met voorrang in zorg zijn genomen. Daarmee is onze wachtlijst weggewerkt.
Ons werk is door corona niet minder geworden. Wel anders. Het is elke dag weer improviseren. Helaas bellen patiënten vaak last minute af doordat ze verplicht in quarantaine moeten of klachten hebben. Voor de patiënt natuurlijk heel vervelend en voor onze artsen uiteraard ook. Soms gebeurt het dat artsen zelf afspraken met patiënten hebben gepland zonder dat wij het weten. Dan staan er bij de balie onverwacht teveel mensen en zitten we toch weer met een volle wachtkamer. Om dat te voorkomen, checken we nu vaker vooraf de agenda’s van alle behandelaren. Als we zien dat er bijvoorbeeld meer dan vier mensen op dezelfde tijd staan gepland, verzetten we die afspraak.”
Beter Dichtbij app
Tijdens de eerste lockdown werden veel fysieke afspraken omgezet in videoconsulten. Hoewel de poli weer toegankelijk is, gaan die consulten op afstand gewoon door. Elisabeth: “Het beeldbellen is voortgevloeid uit corona, maar mogelijk zat dit al in de planning en kwam het nu goed uit.
Ons ziekenhuis gaat omstreeks 2023 naar een nieuw locatie, waar veel minder werkplekken zijn. Er wordt dus geacht dat mensen meer thuis gaan werken. Sinds vorige maand kunnen patiënten bij ons de BeterDichtbij app downloaden die is gekoppeld aan het Elektronisch Patiënten Dossier. Via die app kunnen patiënten en artsen rechtstreeks contact hebben. Op verzoek van de arts maken wij een account aan voor patiënten die hiermee willen werken. Een eerste contact verloopt altijd via het secretariaat. De app is ziekenhuisbreed en zal er toe leiden dat patiënten minder fysiek naar ons ziekenhuis hoeven. In deze coronatijd een goed alternatief, al vermoed ik dat dit, ongeachte corona, in de toekomst voortgezet gaat worden.”
Toekomst medisch secretaresse
“Thuiswerken zit er voor ons als medisch secretaresse niet in. In tegenstelling tot de artsen hebben wij thuis geen toegang tot HIX (het EPD-programma waarmee Tergooi werkt, red.). Patiënten komen nog steeds naar het ziekenhuis, dus moet je wel fysiek aanwezig zijn. Bovendien krijgen we nog veel telefoontjes. Deze kunnen we vanuit huis niet zonder patiëntgegevens beantwoorden. Ook brieven verwerken, vragenlijsten scannen en overige administratie lukt zonder toegang tot HIX niet. Toch verwacht ik dat er in de toekomst minder werk voor ons is. Als de Beter Dichtbij app eenmaal is gestroomlijnd, is het de vraag of de secretaresse nog als tussenpersoon moet dienen. Sinds een paar weken zijn er in ons ziekenhuis ook aanmeldzuilen gekomen, waarbij patiënten zich door het scannen van hun legitimatiebewijs kunnen aanmelden. Hierop rolt er een sticker uit waarop staat bij welke arts ze een afspraak hebben en via welke looproute ze bij de desbetreffende poli komen. Als ze bij de poli hun sticker scannen worden ze automatisch aangemeld en ziet de arts vanuit zijn spreekkamer dat de patiënt gearriveerd is.
Gelukkig werkt onze poli hier (nog) niet mee, omdat wij vinden dat onze patiënten gebaat zijn bij een persoonlijk face-to-face-ontvangst.’