“Ik vroeg me af wat mijn toegevoegde waarde nog was.”
In juni 2018 hadden we een interview met Ursula van Os (50), managementsecretaresse bij het Zeeuwse Admiraal De Ruyter Ziekenhuis (Adrz). Sinds die tijd is er veel veranderd. Er kwamen binnen Adrz grote wijzigingen in afdelingen en daarbij behorende werkzaamheden van de secretaresses. Ook corona zorgde voor de nodige werkaanpassingen. Los hiervan – of misschien wel mede hierdoor – lijkt er een verschuiving plaats te vinden van het werkgebied dat van origine aan de secretaresse toebehoort. Medisch specialisten en andere leidinggevenden plannen hun afspraken steeds vaker zelf en ook voor het onderling overleg is de secretaresse niet meer automatisch de logische tussenschakel. Ursula van Os heeft er gemengde gevoelens over.
Tekst Ellen Smink
Tot mei 2020 had Ursula, getrouwd en moeder van twee zonen van 18 en 16, bij het Adrz een dubbele functie. Ze werkte 36 uur per week als managementsecretaresse van het OK Complex en het laboratorium. Nu heeft ze haar werkplek op het secretariaat van de AOA (Acute Opname Afdeling) en ondersteunt ze, samen met een collega, de medisch manager van de Stafafdeling Medisch Specialistische Zorg (SMZ) en drie bedrijfskundig managers van de sectoren Diagnostiek & Apotheek en Beschouwend.
Oppervlakkig en afstandelijk
Alleen al het opschrijven van al die benamingen doet duizelen, laat staan het werk zelf. Ursula: “Een jaar geleden is er een ommezwaai gemaakt in afdelingen en werkzaamheden van de secretaresses. Samen met een collega zijn wij de stafafdeling gaan ondersteunen. Ik werk per week 36 uur, verdeeld over vier dagen. Dat onze werkplek op de Acute Opname Afdeling is, komt omdat de medisch manager, die ook SEH-arts is, zijn werkplek op de AOA heeft. Hij wil graag dat zijn secretariaat bereikbaar is, live of telefonisch, en dat hij direct van alles aan ons kan vragen. Met de afdeling zelf hebben we niets van doen. Daar zijn andere secretaresses voor. De plek waar ik nu zit, is wel onlogisch, want de drie managers waar ik ook voor werk, zitten allemaal boven. Ik vind dat lastig, want dat maakt het werk meer oppervlakkig en afstandelijk. Natuurlijk bellen we wel, of loop ik langs, maar het is echt anders dan een jaar geleden.”
Verschuiving werkgebied
Natuurlijk is dat zo, maar als ik het nog enigszins kan veranderen naar een manier waar we nog blijer van worden, dan probeer ik dat. Ik wil wel met plezier naar mijn werk gaan. En accepteren dat het aanhaken op de werkzaamheden van de managers een stuk minder is dan voorheen. Enerzijds omdat ze te ver weg zitten en anderzijds omdat ze zoveel taken hebben dat ik het allemaal niet kan bijhouden. Ik werk voor twee sectoren en een stafafdeling. Wat daar allemaal gebeurt, is gewoon niet bij te benen. Begrijpelijk, maar voor mij blijft dat lastig.”
Werkzaamheden
Het werken voor verschillende managers maakt het werk van Ursula wel gevarieerd. Ursula: “Ja, wat doe ik zoal? Ik doe het agendabeheer, maar dat is dus wel anders geworden, in die zin dat ik niet meer alle afspraken regel. Er zijn veel overleggen die ik notuleer, uitwerk en plan. Ik heb veel telefonische contacten, zowel intern als extern. Ook houd ik alle jubilea bij en alle verjaardagen voor de sector diagnostiek. Daar werken meer dan 100 medewerkers en iedereen ontvangt op zijn thuisadres een verjaardagskaart. Verder regel ik de uitjes, al lag dat natuurlijk vanwege corona een hele tijd stil. Toevallig ben ik nu bezig met het plannen van een zomerborrel voor het laboratorium, al is het wel onder voorbehoud met wat de verdere ontwikkelingen zullen zijn op het gebied van Covid. Daarnaast doe ik nog allerlei ad hoc dingen, die nauwelijks te benoemen zijn. Vlak voor dit interview was er nog een vergadering die op het laatste moment verplaatst moet worden.”
Covid
Nu het aantal ziekenhuisopnamen vanwege Covid afzwakt, komt de geplande zorg langzaam weer op gang. Dit heeft ook zijn invloed op het werk van Ursula en haar collega’s. “In het begin van de Covid-periode was er dagelijks een crisisoverleg via MS Teams tussen het Operationeel Team en het Beleids Team (OT en BT), waarbij de managementsecretaresses roulerend ondersteunden. Dit is later afgeschaald naar twee keer in de week. Alle andere overleggen zijn in het begin grotendeels afgezegd omdat men in huis druk met Covid was. Later zijn ook deze overleggen via MS Teams weer ingepland. Inmiddels zijn ook bij ons de maatregelen rondom Covid versoepeld. Mondkapjes zijn niet meer nodig, behalve wanneer je de 1,5 meter niet kunt waarmaken. Het maakt het allemaal weer wat persoonlijker en menselijker. Dat de mondkapjes niet meer hoeven, vind ik dus prima.
De online teamvergaderingen mogen van mij blijven, maar dan wel afgewisseld met live overleggen. Ik vind de online vergaderingen onpersoonlijk en oppervlakkig, maar daar staat tegenover dat je wel efficiënter werkt en eerder klaar bent met vergaderen. Bovendien ben je ook geen reistijd kwijt wanneer je via Teams vergadert. Veel collega-managementsecretaresses werken nog steeds afwisselend thuis en in het ziekenhuis. Ik heb de afgelopen periode nooit thuis gewerkt. Dat heeft er ook mee te maken dat ik in het proces wil zitten. Als ik thuis werk heb ik die verbinding niet meer. Dan weet ik helemaal niet meer wat er intern gebeurt. Ik merk ook dat als ik die verbinding niet heb ik onverschillig in mijn werk word.”
Of ze binnen haar werk nog meer veranderingen verwacht? “Ik ben bezig met een hbo PA (Personal Assistant, red.) en heb nu twee modules gehaald. Nog één module te gaan. Ik hoop dat ik straks wat ik hierbij leer, meer in de praktijk kan toepassen. Verder wil ik in de toekomst minder uur in het ziekenhuis werken en dan de combinatie maken met Acces Bars behandelingen (het aanzetten van 32 drukpunten op het hoofd, red.) en bodyprocessen. Plannen genoeg dus.”