Minder druk op je drukke werkdag
Zo nu en dan een extra tandje bijzetten op je werk om een klus te klaren levert vaak positieve energie. Anders wordt het als je je geregeld gejaagd voelt of constant het idee hebt onder (te) hoge druk te moeten werken. Toch kun je zelf veel doen om die werkdruk te verlagen, is de stellige overtuiging van teamtrainer slimmer werken en senior professional organizer, Karen Visser. Maandag 19 juni gaf ze tijdens Hét Secretaressecongres twee workshops. Op inspirerende wijze deelde ze haar kennis over de belangrijkste oorzaken van werkdruk en toonde ze aan hoe je het, door je minder druk te maken, daadwerkelijk minder druk kunt hebben. Kon je er deze maandag niet bij zijn? Lees het interview waarin Karen tips geeft om meteen mee aan de slag te gaan.
Tekst Ellen Smink
Karen Visser startte veertien jaar geleden haar eigen organisatie New Broom. Daarin ondersteunt ze professionals, waaronder secretaresses, die, zoals ze op haar website omschrijft: ‘met meer plezier productief willen zijn’. Karen: “Het Engelse spreekwoord ‘a new broom sweeps clean’ (nieuwe bezems vegen schoon, red) geeft goed weer waar ik voor sta. Ik kijk met een nieuwe, frisse blik naar organisaties en help mensen schoon schip te maken. Daarbij neem ik oude werkgewoontes en vaste routines onder de loep en adviseer over verbeteringen.”
Voor iedereen anders
Het klinkt mooi, maar hoe ervaart een secretaresse in de zorg met een toch al overvolle agenda minder druk op haar drukke werkdag? “Ik houd ervan mensen te adviseren over hoe ze het anders zouden kunnen doen: wat kan makkelijker, slimmer? Mijn uitgangspunt is wel dat er geen ‘one size fits all’-aanpak is voor slimmer werken. Dat komt omdat het gevoel over werkdruk subjectief is. De een zegt bij vijf taken: ’nou, het gaat’ en bij de ander stroomt het over. Het is heel moeilijk te zeggen waar die grens loopt. Maar het is wel belangrijk om voor jezelf goed te leren aanvoelen wanneer je het nu objectief druk hebt. Daarin moet je onderscheid maken tussen je werklast, alle taken die volgens je werkomschrijving op je bordje liggen – dus alle taken die je kunt tellen en benoemen – en de druk die je daarvan ervaart.”
“Secretaresses in de zorg kunnen niet zeggen: vandaag leg ik dit even opzij en morgen ga ik verder.”
Objectief of subjectief druk
Dat secretaresses in de zorg het druk hebben, hoef je de professional organizer niet te vertellen. “Dat durf ik zelfs te stellen zonder dat ik iemand heb gesproken. Los daarvan is het goed om te blijven kijken naar waar voor jou de grens ligt in wat je aankan en wat je zelf kan doen om je werk prettiger te maken. Een functie als ondersteuner is heel reactief, wat wil zeggen dat je vaak moet reageren op wat er voorbij komt. Daar heb je weinig invloed op. Secretaresses in de zorg kunnen niet zeggen: vandaag leg ik dit even opzij en morgen ga ik verder. Daarom is het slim om te zorgen dat je onderscheid maakt in wanneer je het objectief druk hebt en wanneer die druk vooral vanuit jezelf komt. In het laatste geval kan je zelf dingen doen om het minder druk te maken en om die stress minder te voelen.”
Stressbestendige tips
Minder druk en stress voelen bij een drukke werkdag begint, zo zegt Karen, met goed voor jezelf zorgen.’ Dat is echt onmisbaar bij het verhogen van je stressbestendigheid en draagkracht. Neem bijvoorbeeld je pauzes in acht. Mensen slaan die soms over omdat ze denken dat ze het daarvoor veel te druk hebben. Dat is juist funest.” Goed voor jezelf zorgen, betekent volgens Karen ook dat je kritisch kijkt of de dingen die je op je werk doet wel op jouw bordje horen. Karen: “Iemand in een dienstverlenend beroep is geneigd om vanuit zijn of haar kwaliteit van hulpvaardigheid de ander te helpen en alles op zichzelf te halen. Vervolgens blijft dat binnen komen als jouw taak, terwijl het misschien in jouw functie helemaal niet hoeft. Vraag je daarom kritisch af of die taak echt bij jou thuis hoort, of dat je het een ander kan leren om het doen. Ook kan je kijken naar de keuzes die je in je werk maakt. Naar de mate van perfectionisme, bijvoorbeeld. Natuurlijk moet je werk goed zijn, maar je hoeft een brief echt niet drie keer na te lezen op de laatste punten en komma’s. Een, maximaal twee keer is genoeg.”
Van een afstandje
Af en toe van een afstandje naar je werk kijken, of een ander vragen dat te doen, helpt ook mee aan slimmer werken. “Als je heel hard werkt, heb je ook vaak haast, haast, haast. Je moet het NU doen en dus ga je door op de manier waarop je het altijd deed. Toch is er vaak winst te behalen in het automatiseren en standaardiseren van sommige taken. Als je meer weet van hoe Teams of Outlook werkt, ontdek je allerlei handige dingen die ervoor kunnen zorgen dat je minder moeite in iets hoeft te stoppen en ook de kans om fouten te maken minder is.”
Karen Visser heeft inmiddels 6 boeken (nr. 7 verschijnt later dit jaar) op haar naam staan, waaronder het boek: ‘Vandaag begin ik echt’. “Dat boek gaat over uitstelgedrag. De meeste secretaresses houden van het afvinken van heel veel dingen. Daarbij gaat het vaak om dingen die een kortetermijn-horizon hebben: tjak, tjak, tjak, snel afvinken en weer doorgaan. Taken waarop ze zich meer moeten focussen, schuiven ze vaak voor zich uit. Dat geldt ook voor zaken waarbij nog niet helemaal helder is wat het gaat opleveren. Toch komt er een moment waarop ook die dingen af moeten zijn. Als het dan zover is, kan dat stress opleveren omdat je er te laat aan bent begonnen. Daarom is het belangrijk om ook die langetermijnprojecten tijdig aandacht te geven. Ook hiervoor geldt dat je daarvoor zelf die streep moet trekken. Dus hoe druk het ook is, reserveer regelmatig een halfuur voor langetermijnprojecten. Als je die ruimte niet uit je schema snijdt, gaan ze hun eigen weg en beland je in een onvermijdelijke situatie die weer meer druk geeft.”
“Het gevoel over werkdruk is subjectief. De een zegt bij vijf taken: ’nou, het gaat’ en bij de ander stroomt het over.”
Als je meer tips wil over werkstijlen, kom dan op 16 november naar Hét Secretaressecongres. De workshop ‘Maak je niet druk: je minder druk maken en het minder druk hebben’ wordt tijdens deze editie van Hét Secretaressecongres gegeven door Annemiek Tigchelaar met wie Karen Visser nauw samenwerkt.