Hoe ontwikkel je een event?

👩‍🎓 PROFESSIONELE ONTWIKKELING

Congresontwikkelaar Manouk Mens:
“Met de voorbereiding van Hét Secretaressecongres beginnen we al acht maanden van tevoren.”

Op 18 april vindt alweer de 33ste editie van Hét Secretaressecongres plaats. Na al die jaren staat het congres nog steeds hoog op het verlanglijstje van secretaresses in de zorg. Dat blijkt wel aan de aanmeldingen die al ver voor de datum binnenstromen. Maar, hoe ontwikkel je nu een dergelijk grootschalig event? Waar begin je en waar moet je allemaal rekening mee houden? We vroegen het Manouk Mens (31) die samen met congresontwikkelaar Henriette Boven, event coördinator Janise Kaljee en campagnemanager Christa van Wijk onder andere verantwoordelijk is voor Hét Secretaressecongres.

Tekst Ellen Smink

Hoe lang houd jij je al bezig met het organiseren van events?
“In april werk ik acht jaar bij uitgeverij Bohn Stafleu van Loghum. Het was mijn eerste baan na mijn opleiding Toerisme & Recreatie. Onderdeel van die opleiding was ook het organiseren van evenementen. Dat vond ik toen al leuk en dat vind ik nog steeds. Jaarlijks organiseer ik circa 25 congressen en evenementen, waaronder Hét Secretaressecongres. Tot voor kort was ik congrescoördinator en verantwoordelijk voor het logistieke gedeelte. Sinds dit jaar ben ik doorgegroeid naar congresontwikkelaar. Dat betekent dat ik nu samen met mijn collega Henriëtte Boven verantwoordelijk ben voor het inhoudelijke programma van onder andere Hét Secretaressecongres en er iemand bij komt voor het logistieke gedeelte.”

Wanneer beginnen jullie met de voorbereidingen?
“We beginnen circa 8 maanden ervoor. Dan gaan we kijken wat de wensen zijn en wat de bezoekers graag willen leren. Op basis daarvan zoeken we uit welke sprekers daarbij passend zijn en maken we een conceptprogramma.”

Acht maanden is best een lange voorbereidingstijd
“Er komt zoveel kijken bij het organiseren van een evenement dat je dat echt nodig hebt. Als we het conceptprogramma klaar hebben, prikken we een drietal data en kijken we of de sprekers kunnen en of de locatie kan. Op het moment dat het programma vaststaat en we de locatie en sprekers hebben vastgelegd, start bij ons de marketing, dus het werven van de deelnemers. Dat wordt gedaan door campagnemanager Christa van Wijk. Voor ons zit het meeste werk in het inhoudelijke programma. Twee maanden voor het evenement bereiden we met de sprekers de inhoud verder voor, checken we hoeveel personen zich hebben ingeschreven, kijken we of we op basis van het aantal personen de zalen moeten aanpassen en regelen we de techniek.”

Waar moet een locatie aan voldoen?
“We kijken eerst naar hoeveel mensen we verwachten. Op basis daarvan vallen bepaalde locaties al af. Voor dagcongressen met grote groepen, zoals Hét Secretaressecongres, kom je al vaak richting congrescentra uit. Voor kleinere, tweedaagse congressen waarbij je een hotelovernachting nodig hebt, kijk je ook naar hotelkamers en de ligging van de locatie. De afgelopen twee jaar was Hét Secretaressecongres van april al een maand van tevoren uitverkocht. Om die reden wijken we nu voor het eerst uit naar ‘1931 Congrescentrum’ in Den Bosch. Het voordeel van deze locatie is dat ze meerdere zalen hebben. Daardoor kunnen we tussentijds aangeven dat we een grotere zaal willen en hoeven we niemand teleur te stellen.”

In april is het alweer de 33ste editie van Hét Secretaressecongres. Wat is er in de loop der jaren veranderd?
“Een aantal jaren geleden lag de focus vooral op professionele ontwikkeling. De laatste jaren merk je dat onderwerpen over persoonlijke groei belangrijker zijn geworden. We proberen er zoveel mogelijk een combinatie van te maken. Een stukje professioneel en een stukje voor jezelf dus. Dat betekent dat er onderwerpen zijn als ‘Mentaal gezond aan de slag: wat je moet weten over stress’ en ‘Verrassende en vernieuwende outlooktips speciaal voor de secretaresse’. Erik Scherder heeft het in april over: ‘De kracht van hoop en optimisme voor een gezond leven’ . Dat is dus meer op de persoon gericht, maar kan je uiteindelijk ook in je werk gebruiken.”

Wat vind je zelf de leukste onderwerpen?
“Dat vind ik lastig. Elk programma is anders. Ik vind de verhalen van de inspiratiesprekers altijd leuk om naar te luisteren, maar tijdens een van de vorige congressen heb ik ook veel geleerd van de workshops over vernieuwende Outlook-tips. Ik was echt verbaasd wat er allemaal kon. Zo handig!”

Hét Secretaressecongres is niet alleen maar leerzaam, toch?
“Zeker niet. Het is absoluut een dag met inhoud, maar het gaat ook om de gezelligheid. Mijn collega Henriëtte Boven noemde het laatst ‘een feestje’. Zo voelt het ook. Het is voor ons alle vier een feest om de secretaresses een leerzame en leuke dag te bezorgen.”

Tot slot: is er tijdens een congres wel eens iets echt misgegaan
“Belangrijk voor dit werk is dat je structuur hebt, het overzicht weet te bewaren en op de juiste momenten met de juiste vragen komt. Er kan van alles misgaan, maar we lossen het altijd wel weer op.”