Handige apps voor secretaresses

👩‍🎓 PROFESSIONELE ONTWIKKELING

Nog nooit verschenen er zoveel nieuwe apps op de markt. Het einde lijkt nog lang niet in zicht. Innovatieve ideeën en opkomende technologieën bieden de ontwikkelaars tal van nieuwe mogelijkheden om het app-landschap nog gevarieerder en geavanceerder te maken. Hoe mooi ook, het gezegde dat je door de bomen het bos niet meer ziet, lijkt ook hier van toepassing. Er zijn inmiddels talloze apps die het werk voor jou als secretaresse makkelijker en leuker maken. Maar waarvoor kies je? Wij deden alvast wat onderzoek en vroegen aan secretaresses en sprekers van Hét Secretaressecongres welke app zij niet meer willen missen. Het leverde een scala aan tips op. De beste 10 vind je in willekeurige volgorde in dit artikel.

Tekst Ellen Smink

Trello: van nog te doen naar gedaan

Kanban (Japans voor ‘visueel signaal) is zeker voor visueel ingestelde mensen een mooie manier om je taken te ordenen. De methode visualiseert de fases (nog te doen, bezig, gedaan) van een project zodat iedereen die er aan meewerkt meteen kan zien hoe het project verloopt en wat zijn of haar taak is. Er zijn meerdere systemen die hierop gebaseerd zijn. Een ervan is Trello. ‘Een powerhouse van productiviteit’, noemt Trello het op de eigen website. Om duidelijk overzicht te krijgen van wie wat doet en wat er nog gedaan moet worden, werk je met borden, lijsten en kaarten. Er is zowel een gratis versie als verschillende pro-versies.

Canva: ontwerp het zelf

Zelf aan de slag met het ontwerpen van een uitnodiging, flyer, poster, visitekaartje of presentatie? Van verschillende zijden kregen we de tip van het online designplatform Canva. Canva werkt met bestaande sjablonen of blanco sjablonen waarop je je eigen creativiteit kunt botvieren. Naast de gratis ‘Visual Suite’ tool is er een Canva Pro versie, waarbij je onder andere gebruik kunt maken van meer dan 100 miljoen foto’s, sjablonen, graphics, video’s en de AI-aangedreven Magic Studio van Canva. Voor het ontwerpen van visuele communicatie op het werk is er de Canva Team versie.

OneNote: multifunctionele ‘onthoud’ App

Op de notitie-app OneNote kun je behalve je persoonlijke digitale notities nog veel meer vastleggen. OneNote ondersteunt multimediacontent en integratie met andere Microsoft-producten, waardoor de app ook ideaal is voor het bijhouden van vergadernotities, brainstormen of om audio vanaf je laptop op te nemen.

Notion: alles-in-een-app

Met deze alles-in-een projectmanagamenttool kun je zowel je werk- als privéleven digitaal organiseren. Je hebt al je administratie, taken en notities overzichtelijk op één plek en kunt het ook makkelijk delen met anderen. Je hoeft geen gebruik te maken van een vaste structuur, maar kunt het template zo bouwen als je zelf wilt. Norton leent zich ook goed voor het plannen van je vakantie. Van reisbescheiden tot aan je paklijst aan toe.

LastPass: nooit meer een wachtwoord kwijt

Ahhh weer een wachtwoord vergeten! De app LastPass slaat wachtwoorden op in een beveiligde omgeving. LastPass is zowel wachtwoordbeheerder als wachtwoordvergrendelaar. De wachtwoorden worden opgeslagen in de cloudgebaseerde opslag die is beveiligd met gecodeerde beveiligingssystemen.

Todoist: ook handig voor de boerenkool

Todoist is kortweg een handig hulpmiddel voor het plannen van je dagelijkse taken en grotere projecten. Je kunt een account aanmaken via de website, of de app downloaden. Todoist is er voor beginners en gevorderden. De tool is beschikbaar voor alle bekende apparaten, besturingssystemen en browsers. De functionaliteiten zitten op een logische plek waardoor je ze snel kunt vinden. “Todoist snapt je”, schrijft een van de gebruikers op de website. “Als ik typ: ‘belastingaangifte doen elke tweede zaterdag van maart’, dan snapt Todoist dat en plant hij automatisch een herhaalde taak in voor elk jaar de tweede zaterdag van maart. Als ik typ ‘boerenkool #boodschappenlijst’ dan zet Todoist ‘boerenkool’ automatisch op mijn project ‘Boodschappenlijst’ en als ik typ ‘blogartikel schrijven vandaag p1’ dan plant Todoist ‘blogartikel schrijven’ in voor vandaag, met prioriteit 1.” Toch handig!

De Mindfulness App

Zo’n dag dat iedereen aan je trekt, je het gevoel hebt dat je tien dingen tegelijk moet doen en je kopje koffie alweer koud staat te worden. Je hebt vast ook van die dagen. Maak, hoe druk het ook is, dan toch even tien minuten vrij voor jezelf en ga mediteren. Meditatie is hot. Dus groeit het aantal meditatie-apps. Elke app heeft zijn eigen benadering. Ga op onderzoek uit en kies de app die bij jou past. Een app met Nederlandse meditaties is de Mindfulness App. Er zijn meer dan 450 meditaties met lengtes tussen de 2 en 40 minuten. Elke dag wordt een meditatie uitgelicht die past bij de tijd van het jaar. Er is een gratis proefversie en een pro-versie die per maand opzegbaar is.

Murf: klinkende taal

Er zijn op dit moment meer dan 11000 AI tools op de markt. Het is vrijwel ondoenlijk om daaruit te kiezen. Het nadeel is bovendien dat dit soort tools moeilijk op schaal zijn uit te rollen in een organisatie. Eentje willen we je toch niet onthouden. Een snel groeiende AI-app voor bedrijven is de tekst-spraakgenerator Murf. Met Murf converteer je tekst naar spraak, voice-overs en dictaten. Je kunt kiezen uit ruim 100 AI-stemmen en dialecten in 15 talen.

Beter Spellen

“Beter Spellen is gewoon handig en leuk”, mailde een secretaresse ons. “Je krijgt dagelijks een quiz van makkelijk tot lastig waar soms echte instinkers tussen zitten. Leuk ook om als vraag aan je collega’s te stellen!’ Je kunt je gratis inschrijven (beterspellen.nl). Na aanmelding ontvang je elke dag in je mail vier meerkeuzenvragen om je vaardigheid in het spellen van woorden te verbeteren.

Aan de slag met PDF

Aan de slag met PDF? Er zijn heel wat tools die daarbij ondersteunen. Bijvoorbeeld:

• PDFCandy biedt 47 gratis online tools om een  PDF o.a. te verkleinen, bewerken, splitsen, samen te voegen of te comprimeren.
• PDF24, eveneens gratis, bied je eveneens een verzameling gereedschappen om met PDF’s en andere bestanden te werken.
• Met Pdfen.com kunt je al je  bestanden omzetten naar een of meerdere PDF-bestanden. Deze online tool wordt gehost in Nederlandse datacenters. Er zijn verschillende bundels (variërend van 800 tot 10.000 documenten) en licentiemogelijkheden.

Heb jij nog een tip?

Heb jij nog een tip van een app die jouw werk een stuk makkelijker/leuker maakt?
Laat het ons weten. We delen hem graag in deze nieuwsbrief.