❤️ DE PRAKTIJK
Ben jij een mierenplanner, een vogelplanner of een vosplanner?
Als secretaresse in de zorg ken je als geen ander het belang van efficiënt plannen en tegelijkertijd flexibel zijn, want je kunt op elk moment gestoord worden. Wat voor type planner ben jij: een mierenplanner, een vogelplanner of een vosplanner? Doe de test en bekijk de uitkomst. Uiteraard met een knipoog, want de kans is groot dat op basis van situatie en taken een combinatie van deze types bent. Deze test werd gemaakt met behulp van ChatGPT en de nodige input van onszelf.
Tekst Ellen Smink
1. Hoe ga je om met tijdsdruk bij een moeilijke, belangrijke taak?
a. Ik verdeel de taak in kleinere taken en werk met een duidelijk plan om de deadline te halen.
b. Ik blijf flexibel en werk eraan wanneer de inspiratie of motivatie aanwezig is.
c. Ik vertrouw op mijn ervaring en wacht tot het laatste moment om onder druk te presteren.
2. Hoe ga je in het algemeen om met deadlines?
a. Ik werk ruim van tevoren en plan mijn taken zorgvuldig om deadlines te halen.
b. Ik werk goed onder druk en haal deadlines meestal op het laatste moment.
c. Ik plan redelijk, maar kan onder druk werken als dat nodig is.
3. Wat beschrijft het beste jouw aanpak als je op vakantie gaat?
a. Ik maak een strak schema met alle bezienswaardigheden die ik wil bezoeken.
b. Ik heb een lijst met mogelijke bezienswaardigheden, maar ik zie ter plaatse waar ik zin in heb.
c. Ik ga gewoon op avontuur en zie wel waar de reis me naartoe brengt.
4. Wat voor soort agenda gebruik je meestal?
a. Een goed georganiseerde agenda met gedetailleerde planning.
b. Een agenda waarin ik belangrijke data en afspraken opschrijf, maar niet te gedetailleerd.
c. Ik vertrouw meer op mijn geheugen en heb geen vaste agenda.
5. Wat beschrijft jouw benadering van taken?
a. Ik volg een gestructureerde aanpak, maak gedetailleerde planningen en werk stap voor stap.
b. Ik ben meer flexibel en pas mijn planning aan naar gelang de situatie.
c. Ik ben flexibel en houd van multitasking.
6. Hoe ga je om met problemen of uitdagingen?
a. Ik neem de tijd om de situatie te analyseren en werk naar een specifieke oplossing.
b. Ik kijk naar het grotere geheel en benader problemen vanuit verschillende perspectieven.
c. Ik pas me snel aan en zoek naar verschillende oplossingen.
7. Hoe benader je nieuwe tools of technologieën?
a. Stapsgewijs. Ik neem de tijd om nieuwe tools te begrijpen en te integreren in mijn workflow.
b. Ik kijk naar de mogelijkheden en probeer te begrijpen hoe ik ze op verschillende manieren kan inzetten.
c. Ik experimenteer graag met nieuwe tools en pas me snel aan.
8. Wat is jouw communicatiestijl op de werkplek?
a. Ik communiceer duidelijk en gestructureerd, zowel mondeling als schriftelijk.
b. Ik communiceer creatief en houd ervan anderen met mijn ideeën te inspireren.
c. Ik communiceer snel en efficiënt en houd van directe interactie.
9. Hoe ziet jouw ideale werkomgeving eruit?
a. Een rustige en georganiseerde omgeving waarin ik me kan concentreren.
b. Een creatieve omgeving waar ruimte is voor verkenning en innovatie.
c. Een dynamische omgeving waarin ik snel kan schakelen tussen verschillende taken.
10. Wat is jouw voorkeursmethode om taken te prioriteren?
a. Urgentie en deadline.
b. Belang voor de organisatie.
c. Compleetheid van de taak.
11. Hoe ga je om met onverwachte wijzigingen in je planning?
a. Ik vind dat lastig en houd het liefste vast aan de originele planning.
b. Flexibel, ik pas me snel aan.
c. Ik herzie mijn planning en maak aanpassingen op basis van prioriteiten.
12. Hoe organiseer je jouw taken?
a. Fysieke to-do lijstjes.
b. Met behulp van digitale tools.
c. Een combinatie van beide.
13. Wat is jouw benadering voor teamwork?
a. Leidend en coördinerend.
b. Ik werk het liefst zelfstandig.
c. Ik pas me aan de behoeften van het team aan.
14. Hoe reageer je op stressvolle situaties?
a. Ik behoud mijn kalmte en blijf gefocust.
b. Ik kan gestrest raken, maar ik herstel snel.
c. Stress kan mijn prestaties beïnvloeden.
15. Hoe belangrijk vind je het om prioriteiten te stellen in je planning?
a. Heel belangrijk, ik ben er altijd mee bezig.
b. Ik laat taken op natuurlijke wijze opkomen en pak ze aan wanneer nodig.
c. Prioriteiten stellen is belangrijk, maar ik ben niet te strikt in mijn aanpak.
16. Wat is jouw reactie als je merkt dat je achterloopt op je planning?
a. Ik pas mijn aanpak aan en probeer de verloren tijd in te halen.
b. Ik probeer te versnellen maar maak me niet al te druk. Het is niet anders
c. Ik raak gestrest en weet niet hoe ik het moet aanpakken.
17. Hoe ga je om met verschillende taken die tegelijkertijd aandacht vragen?
a. Ik plan en organiseer mijn tijd zorgvuldig om aan alle taken te werken.
b. Ik probeer taken tegelijkertijd aan te pakken en te schakelen.
c. Ik kijk of ik taken kan delegeren.
18. Wat is een van de belangrijkste voordelen van het hebben van een planning?
a. Vermindert de tijd die nodig is om een taak uit te voeren.
b. Verhoogt de productiviteit.
c. Minimaliseert stress en verwarring.
Dit is jouw stijl van plannen
- A: Mierenplanner:
Als je voornamelijk A hebt geantwoord, ben je een mierplanner: je bent gestructureerd, methodisch, georganiseerd en zeer gedetailleerd in je aanpak - B: Vogelplanner
Als je voornamelijk B hebt geantwoord, ben je een vogelplanner: Je bent creatief, flexibel benadert taken vanuit verschillende perspectieve en past je gemakkelijk aan veranderende omstandigheden aan. - C Vosplannner
Als je voornamelijk C hebt geantwoord, ben je een vosplanner: Je hebt een balans tussen structuur en flexibiliteit, past je aan wanneer nodig, houdt ervan verschillende taken tegelijk aan te pakken.
10 tips voor een goede planning
1. Verzamel informatie:
Begin met het verzamelen van alle relevante informatie. Denk daarbij aan alle taken die moeten worden voltooid, deadlines, prioriteiten, vergaderingen, evenementen en andere verplichtingen.
2. Stel doelen en evalueer
Duidelijke, meetbare doelen geven richting en motiveren om actie te ondernemen. Bepaal wat je wilt bereiken. Dit kan variëren van dagelijkse taken tot doelen op lange termijn. Evalueer je planning aan het einde van de dag of week. Heb je je doelen bereikt? Wat heb je voltooid en wat moet nog worden gedaan? Pas je planning aan op basis van deze feedback.
3. Schrijf alle taken op en wijs tijdslots toe
Schrijf alle taken op die je moet uitvoeren om je doelen te bereiken. Wees zo specifiek mogelijk. Sommige taken zijn dringender of belangrijker dan andere. Gebruik bijvoorbeeld een prioriteitenmatrix om taken te categoriseren. Wijs realistische tijdslots toe aan taken. Laat ruimte voor onverwachte onderbrekingen.
4. Maak een overzicht van de dag
Plan je dag in en stel prioriteiten. Dit helpt je om je energie en tijd te richten op de taken die er het meest toe doen. Begin met de belangrijkste taken en werk naar minder belangrijke taken toe.
5. Gebruik een planningstool en digitaliseer je workflow
Door gebruik te maken van digitale hulpmiddelen beheer je je taken efficiënter. Maak gebruik van digitale hulpmiddelen zoals agenda’s, takenlijsten, of planningstools om je planning te organiseren.
6. Plan tijd in voor complexe taken en houd rekening met je energieniveau
Blokkeer tijd voor concentratie. Maak afspraken met je collega’s als je je aandacht moet focussen op een complexe taak, zodat jij cliënten aan de balie, telefoontjes en e-mails kunt negeren. Houd ook rekening met je energieniveau: Plan moeilijke of belangrijke taken op momenten van de dag waarop je het meest alert en productief bent (meestal in de ochtend).
7. Vergeet geen korte pauzes in te lassen
Vergeet niet om voor jezelf korte pauzes in te lassen. Die korte pauzes kunnen leiden tot ‘vlindermomenten’, toevallige geluksmomenten die zomaar op een dag ontstaan. Soms ben je zo druk met druk zijn dat je de belangrijke dingen in het leven mist. Juist als je er te weinig tijd voor hebt, heb je die rustmomenten het hardste nodig.
8. Wees flexibel en bereid om aan te passen
Als secretaresse moet je in staat zijn om snel te reageren op veranderingen. Een goede planning is daarom flexibel en past zich aan veranderende omstandigheden aan. Wees realistisch over wat je in een bepaalde tijd kunt bereiken. Dat voorkomt stress en teleurstelling.
9. Informeer anderen over je planning
Informeer je teamleden en leidinggevende over je planning, zodat iedereen op de hoogte is van jouw beschikbaarheid en prioriteiten.
10. Richt je aandacht op wat je hebt bereikt en doe aan zelfreflectie
Positieve psychologie benadrukt het belang van optimisme en veerkracht. Concentreer je op wat je bereikt hebt in plaats van op onvoltooide taken. Reflecteer regelmatig op je eigen prestaties. Wat werkte goed en wat kan verbeterd worden? Investeer in je persoonlijke ontwikkeling en blijf op de hoogte van de nieuwste tools en technieken voor planning en organisatie.