“We kunnen niet alles binnen korte tijd afhandelen. Daardoor lopen we soms achter de feiten aan.”
In ‘De werkdag van …’ vertelt een medisch secretaresse of een secretaresse in de zorg over zijn of haar werkdag. Dit keer kijken we mee over de schouder van Renate Verdiesen. Renate is secretaresse van de Raad van Bestuur (RvB) van Gelre ziekenhuizen met locaties in Apeldoorn en Zutphen.
Tekst Ellen Smink
Wie is Renate Verdiesen?
Renate Verdiesen (53) werkt wekelijks 4 dagen van 9 uur. Ze woont samen met haar man in Arnhem en rijdt van daaruit in een halfuur naar Apeldoorn waar zij en de drie andere RvB-secretaresses hun kantoor hebben. Ze is moeder van een studerende dochter die alweer twee jaar op zichzelf woont. Last van het legenestsyndroom heeft ze niet gehad. “Ik heb een druk sociaal leven met veel vrienden. Mijn man en ik vinden het leuk om voor vrienden te koken en ik houd ervan om af en toe in een andere stad te winkelen, soms met overnachting erbij. Wij skiën ieder jaar. Ook daar geniet ik echt van. Een andere hobby van ons is Italië. Tot vorig jaar hadden we Italiaanse les en we spreken allebei Italiaans.”
Een willekeurige werkdag
Om maar meteen met de deur in huis te vallen: geen werkdag is voor Renate hetzelfde.
“Nee, een gemiddelde werkdag is er niet. We werken met vier secretaresses voor de drie RvB-leden en de bestuurssecretaris. Elke secretaresse werkt voor een persoon, maar we kunnen elkaar onderling vervangen. Ik probeer elke dag om acht uur te beginnen. Iedere dinsdag starten wij met een werkoverleg met de bestuurssecretaris die ons bijpraat over wat er bij de RvB speelt: welke vergaderingen zijn er geweest, wat kwam daaruit naar voren en welke actiepunten zijn voor ons van belang. De dag begint met het openen van de mailbox en kijken wat prioriteit heeft. Ik heb wekelijks vergaderingen die ook iedere week terugkomen. Dat betekent dat de verslagen ervan in diezelfde week uitgewerkt moeten worden en dat de vergadering van de week erna weer voorbereid moet worden. Iedere secretaresse heeft ook werkoverleg met zijn of haar bestuurslid. Daar komen vaak ook acties uit naar voren. Dan heb je nog alles wat er tussendoor komt, zoals telefoon, agenda’s die van het een op het andere moment moeten worden omgegooid, het inplannen van medewerkersbijeenkomsten, etc. Helaas is het de laatste tijd zo druk dat er prioriteiten gesteld moeten worden. We kunnen niet alles binnen korte tijd afhandelen. Daardoor lopen we soms achter de feiten aan. Dat zit dan weer niet in onze aard. We willen structuur en overzicht hebben en steeds net een stapje voor zijn. Het is niet anders, maar je moet wel de knop omzetten om jezelf tegen stress te beschermen. Gelukkig hebben we een fijn team dat goed op elkaar is ingewerkt. We krijgen ook vaak de opmerking dat we een geoliede machine zijn en dat het allemaal goed doorloopt.”
“Toen ik op deze functie solliciteerde, stond er in de functieomschrijving:
secretaresse zijn van de Raad van Bestuur in een ziekenhuis is topsport bedrijven. Zo voelt het ook.”
Ziekenhuis in zwaar weer
Renate werkt nu ruim vier en half jaar bij Gelre Ziekenhuizen. Voor die tijd werkte ze 20 jaar als directiesecretaresse bij een accountancyorganisatie. Renate: “Na 20 jaar had ik daar alles meegemaakt, van fusie tot vertrekkende RvB-leden. Daarna wilde ik echt iets anders. Uiteindelijk heb ik bewust voor de zorgsector gekozen. In het begin was het hier nog redelijk rustig. Ik kan me een jaargesprek herinneren met de bestuurssecretaris, waarbij ik aangaf dat ik er nog wel wat werk bij kon hebben. Toen zei hij: ‘geniet hier nog maar even van, want het is ook wel eens fijn dat je niet overloopt met werk’. Het heeft niet lang geduurd. Het is nu razend druk. Dat heeft ook te maken met de situatie waarin ons ziekenhuis verkeert. Het ziekenhuis zit financieel in zwaar weer, maar goed, dat is (na Covid) bij bijna alle ziekenhuizen wel zo. Wat bij ons dan nog extra speelt, is dat wij met een locatieprofielentraject bezig zijn. Onderdelen van (acute) zorg in Gelre Zutphen worden anders ingericht en een deel van deze zorg wordt verplaatst naar Gelre Apeldoorn. Wij hebben dus niet alleen te maken met een slechte financiële situatie maar ook met het afschalen van bepaalde afdelingen. Dat valt niet mee, omdat daar allerlei gevoeligheden en belangen een rol spelen. Hierdoor heeft Gelre ook regelmatig negatief in de pers gestaan. Je hebt met allerlei stakeholders te maken die geïnformeerd moeten worden. Dat vraagt veel flexibiliteit met betrekking tot de agenda’s van de bestuursleden. We moeten ook zorgen dat intern alle 3400 medewerkers worden bijgepraat door middel van medewerkersbijeenkomsten. Dat brengt veel extra (ad-hoc) werk met zich mee.”
Verschil zorg en bedrijfsleven
Hoewel haar huidige baan qua drukte niet onderdoet voor haar vorige, merkt Renate wel duidelijke verschillen. “De accountancy was best een harde wereld en heel commercieel: uurtje factuurtje. Het ziekenhuis is een heel andere wereld. Toen ik hier kwam werken, voelde het echt als een warm bad. Ik kwam er wel achter dat er ook in een ziekenhuis veel politiek speelt waarvan je je van te voren geen voorstelling kunt maken. Ik vind de zorgwereld enorm interessant en leerzaam. Toch denk ik dat het voor mij lastiger was geweest als ik andersom de stap van zorg naar accountancy had gedaan. Er gaat veel tijd overheen voordat er in het ziekenhuis een beslissing is genomen met zoveel mogelijk draagvlak. Bij de accountancy was ik gewend dat de RvB van bovenaf beslissingen nam. Vooral als het om financiën ging, was het: of het nu linksom of rechtsom moet, je zorgt maar dat het rendement behaald wordt. In het ziekenhuis is het ingewikkelder om iedereen in beweging te krijgen.”
“Er gaat veel tijd overheen voordat er in het ziekenhuis een beslissing is genomen met zoveel mogelijk draagvlak.”
Leukste van dit werk
“Het allerleukste van mijn werk vind ik de plek waar ik zit in de top van de organisatie. We krijgen hier alles mee. Ik vind het leuk om bij vergaderingen te zitten om te notuleren en zo op de hoogte te zijn van het beleid dat wordt gemaakt. Je weet wat er allemaal staat te gebeuren. Aan de andere kant is het soms lastig dat je discreet moet zijn en geheimen hebt. Het fijne is dan wel dat we met vier RvB-secretaresses zijn. Bij de accountantsorganisatie was ik de enige directiesecretaresse. Toen kon ik met niemand over dit soort zaken sparren. Nu hebben we veel aan elkaar. We kunnen met elkaar overleggen en dingen bespreken waar we mee zitten en die gevoelig liggen.”
Veranderingen vak secretaresse
Ook Renate heeft het vak van secretaresse drastisch zien veranderen. “Ik was 20 toen ik begon. Ik zie mezelf nog zitten met al die postboeken waar heel veel typewerk in zat. Het was toen vooral uitvoerend werk. Nu is het veel meer meedenken, zelf initiatief tonen en zien wat er opgepakt kan worden. Toen ik op deze functie solliciteerde, stond er in de functieomschrijving: secretaresse zijn van de Raad van Bestuur in een ziekenhuis is topsport bedrijven. Zo voelt het ook.
We tikken nog steeds brieven, maar de RvB-leden mailen zelf ook heel veel. Het is een van onze taken om die mailbox bij te houden. Dus wij zien wat zij mailen en wat daarop terugkomt. Daarnaast hebben we een gezamenlijke mailbox. Daarin vlaggen we met kleurtjes voor welke secretaresse wat is, zodat we weten wie wat oppakt. We zijn op die manier goed op de hoogte van elkaars werk en dat maakt de inhoud van het werk zo leuk.”
“Ik kwam er wel achter dat er ook in een ziekenhuis veel politiek speelt waarvan je je van te voren geen voorstelling kunt maken.”
Hét Secretaressecongres
Renate was een van de deelnemers van Hét Secretaressecongres van april. “Ik vond het vooral leuk om op het congres te zien wat er op de werkvloer speelt. Als ik op kantoor kom, ga ik naar de twee kamers die ik met de andere RvB-secretaresses deel. Vervolgens ben ik de hele dag met de RvB in de weer. Het contact met de secretaresses op de poli’s en dergelijke is minimaal en ook patiënten zie ik niet. Af en toe vergeet je bijna dat je in een ziekenhuis werkt. Ik vond het daarom heel interessant om op het congres ook eens die verhalen te horen.”