22-06-2017 – “Geen een werkdag is bij mij hetzelfde!”
Met ingang van deze uitgave starten we met de nieuwe rubriek ‘De werkdag van …’, waarin een medisch secretaresse of een secretaresse in de zorg vertelt over zijn of haar werkdag. Monique Evenboer, werkzaam bij Warande wooncentrum In de Dennen in Zeist bijt de spits af. “Omdat dit een kleinere vestiging is, heb ik meer een secretaresse-plus-functie. De managers en ik weten van elkaar waarmee we bezig zijn. Als een van hen er niet is en iemand komt met een vraag die ik kan oplossen, dan doe ik dat.”
Door Ellen Smink
Wie is Monique Evenboer?
Monique Evenboer is geboren in Zeist en woont sinds een paar jaar met haar partner Eric in Nieuwegein. Bij elkaar hebben ze vijf volwassen kinderen tussen de 18 en 30 jaar en twee kleinkinderen. Tien jaar lang had Monique haar eigen kraamzorgorganisatie. Nadat ze haar bureau verkocht had, werkte ze 20 jaar als secretaresse om vervolgens weer aan de slag te gaan als teamcoördinator in de kraamzorg. Sinds november 2016 werkt ze weer als secretaresse voor haar oude werkgever Waranda, nu bij Wooncentrum In de Dennen. De vijfde dag werkt ze nog steeds in de kraamzorg en doet ze intakes bij aanstaande moeders.Monique: “Waranda Wooncentrum In de Dennen is een wooncentrum voor ouderen met een zorgvraag. Een deel van de 75 appartementen is bestemd voor verzorging en verpleging. Het andere deel bestaat uit zelfstandige huurappartementen met de mogelijkheid van zorg die 24 uur per dag geleverd kan worden. Wij hebben geen receptie, wel een secretariaat waar de vestigingsmanager, de facilitairmanager, de teammanager Zorg, de planner en ik als secretaresse een werkplek hebben.
We zijn een klein team en weten over het algemeen van elkaar waarmee we bezig zijn. Ik ben het eerste aanspreekpunt voor de bewoners en secretaresse voor de managers. Mijn leidinggevende is de facilitair manager.”
Een willekeurige werkdag
“Geen een werkdag is bij mij hetzelfde. Hieronder een voorbeeld van een willekeurig gekozen maandag.”
8.30 uur: Start: eerst de mails en de verjaardagen
“Ik lees globaal mijn mails door. Vanochtend zijn dat vooral reacties op uitnodigingen voor vergaderingen die ik heb gepland. Ook zijn er verzoeken voor rondleidingen en mededelingen van andere vestigingen. In de Dennen is onderdeel van Stichting Waranda met in totaal vijftien vestigingen. Als ik mijn mails heb bekeken, check ik nog even welke bewoners er komende dagen jarig zijn. Voor elke jarige verzorg ik een verjaardagskaart.”
9.00 uur: Vergadering op andere locatie
“Ik verlaat mijn kantoor voor een vergadering op een andere locatie. Vandaag komt de projectgroep bijeen om te praten over een nieuw in te voeren ECD. Ik ben secretaresse van de stuurgroep en zit bij deze vergadering om de notulen te maken.”
10.15 uur: Druk met van alles en nog wat
“Ik ben terug op kantoor, pak mijn mail weer op, regel de post, neem de telefoon aan en handel ad hoc opdrachten af, die over het algemeen van de managers komen. Ik ben het aanspreekpunt van de bewoners en sta ze te woord. Over het algemeen kan ik ze helpen en als dat niet zo is verwijs ik ze door naar de juiste persoon. Ons kantoor zit naast de Teampost, dus soms krijg ik ook vragen die voor de ‘buren’ bestemd zijn. Dan wijs ik de bewoners door naar mijn collega’s van de zorg. Voorheen werkte ik als secretaresse op een grotere vestiging van Waranda. Daar zat ik hele dagen achter mijn bureau en was ik voornamelijk bezig met het uitwerken van notulen en andere secretaressewerkzaamheden. Omdat dit een kleinere vestiging is, heb ik hier meer een secretaresse-plus-functie. De managers en ik weten in grote lijnen van elkaar waarmee we bezig zijn. Als een van hen er niet is en iemand komt met een vraag die ik kan oplossen, dan doe ik dat. Voor mij zijn dat extra uitdagingen die het werk zo leuk maken.”
12.00 uur: tijd om te lunchen.
12.30 uur: Notulen uitwerken en acties oppakken
“Ik werk de notulen uit van het overleg van vanochtend, werk de actielijst bij, maak een agenda voor volgende week, verstuur alles en pak enkele acties op die uit het overleg naar voren kwamen.” Ondertussen probeer ik mijn inkomende mail te lezen en te beantwoorden. Eventuele acties die daar uit komen pak ik later op.
14.30 uur: Rondleiding toekomstige bewoner
“Ook voor vandaag staat er een rondleiding met een toekomstige bewoner op het programma. Over het algemeen komt de eventuele nieuwe bewoner samen met een naaste. Dat kan de echtgenoot of echtgenote zijn, of, zoals laatst, vier dochters die met hun moeder kwamen kijken. Ik laat
dan het appartement en het gebouw zien en vertel iets over onze vestiging. De rondleidingen zijn soms best emotioneel. Soms hebben mensen er in eerste instantie moeite mee om hun oude vertrouwde huis te verlaten en hier te komen wonen. De naasten zijn altijd enthousiast. De toekomstige bewoners ook wel op het moment dat ik ze rondleid, want ik probeer altijd de positieve dingen te benadrukken. Dat mensen het moeilijk vinden, kan ik me goed voorstellen. Veel mensen die hier wonen, komen uit Zeist waar je prachtige huizen hebt. Zo’n huis moeten ze dan inwisselen voor een appartementje dat aanzienlijk kleiner is. Ik laat mensen ook altijd de ruimte zien waar activiteiten worden gegeven en waar gezamenlijk wordt gegeten. De ene keer valt dat heel goed. De andere keer hoor ik de toekomstige bewoner zeggen: ‘O, wat zijn de mensen al oud hier’, terwijl ze zelf vaak net zo oud zijn, maar daarbij nooit zo hebben stilgestaan.
Na dit bezoek rapporteer ik mijn ervaringen aan ons eigen team en aan het WAC (Waranda Advies Centrum). Het WAC is het eerste aanspreekpunt voor de toekomstige bewoners, verwijzers en zorgverleners, zij beantwoorden onder andere vragen over zwaartepakketten en vergoedingen van de overheid. Ik leid de mensen alleen rond en bepaal niet of ze hier wel of niet kunnen komen wonen. Wel kan ik inschatten of men enthousiast is of er nog helemaal niet aan toe, of dat iemand bijvoorbeeld erg in de war is. In dat laatste geval zijn ze bij ons niet aan het juiste adres en moeten ze naar een andere vestiging. Dat soort zaken neem ik allemaal mee in mijn rapportje, waarin ik ook hele specifieke vragen opneem. Wat ik schrijf, dient uitsluitend als extra informatie en is zeker niet doorslaggevend. Maar we hebben een wachtlijst dus is het goed deze informatie door te geven.”
15.30 uur: Naar huis
Ik werk tot 15.00 uur maar op maandag wordt het altijd later!