26-07-2017 – “Ik ken alle cliënten. Met sommige cliënten heb ik een extra klik. Zij begroeten mij met een handdruk of een aai over mijn bol; heerlijk vind ik dat.”
In het juni-nummer van onze nieuwsbrief Secretaresses in de Zorg startten we met de rubriek ‘De werkdag van …’, waarin een medisch secretaresse of een secretaresse in de zorg vertelt over zijn of haar werkdag. Dit keer kijken we mee over de schouder van Liliane van Gilst, secretaresse van twee zorgmanagers bij Ipse de Bruggen in Alphen aan den Rijn, een zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke of meervoudige beperking met zo’n 400 locaties.
Door Ellen Smink
Wie is Liliane van Gilst?
Liliane is 58 jaar en 36 jaar getrouwd met Ton. Samen hebben zij twee zoons en een dochter. Veertig jaar geleden begon Liliane haar carrière bij de gemeente Alphen aan den Rijn. Daar groeide zij door tot beleidsmedewerker bij een Gemeentelijk Overlegorgaan. Achttien jaar geleden besloot ze om samen met haar man een winkel te starten met ijzeren meubelen en kunstobjecten van zijn hand. Dit was goed te combineren met een jong gezin. Daarnaast had ze nog tijd om bij het dagcentrum voor volwassenen met een verstandelijke beperking, De Woutershof (onderdeel van Ipse de Bruggen) te helpen met administratief werk.
Thans werkt zij 22 uur als secretaresse van twee zorgmanagers die met elkaar zo’n vijftien locaties (dagbesteding, wonen en werken) onder zich hebben en doet ze alleen nog de administratie van het bedrijf dat ze samen met haar man heeft. Daarnaast is Liliane trouwambtenaar (BABS) en voltrekt ze zo’n 60 à 70 huwelijken per jaar. Ook is ze mantelzorger voor haar beide ouders die sinds een halfjaar allebei in een verzorgingshuis wonen. Hoogste tijd voor een nadere kennismaking met deze duizendpoot die tussen de bedrijven door schrijft, toneel speelt, de lekkerste gerechten kookt en regelmatig naar het theater gaat.
Liliane: “De afgelopen zeventien jaar is er veel veranderd bij Ipse de Bruggen. De organisatie is organisch in verandering; nu zitten we in een fase van ‘Zelforganisatie’. Mijn functie veranderde mee. Eerst deed ik veelal eenvoudige klussen, zoals telefoon aannemen, brieven typen en begeleidingsplannen van cliënten aanpassen en al snel werd ik gevraagd om te notuleren bij verschillende overleggen. Nu werk ik drie ochtenden op Woutershof (dagbesteding) en een hele dag en ochtend op Focus (arbeidslocatie), ook een onderdeel van Ipse de Bruggen.”
Een willekeurige werkdag
Net als bij Monique Evenboer die in de vorige uitgave over haar werkdag vertelde, is ook bij Liliane geen werkdag hetzelfde. Daarom hierbij het verslag van een willekeurig gekozen maandag.
8.45 uur start op de Woutershof
“Ik start mijn computer, bekijk mijn mail en ga dan met de collega’s (begeleiders) een kop koffie drinken. De cliënten komen tussen 9.00 en 9.30 uur. Ik werk al zolang op deze locatie, dus ik ken alle cliënten. Met sommige cliënten heb ik een extra klik. Zij begroeten mij met een handdruk of een aai over mijn bol; heerlijk vind ik dat. Zij gaan naar de groep en ik naar mijn kantoor.”
9.10 uur: uitzoeken, navragen verzamelen
“Ik beantwoord de telefoon en doe eerst de mutaties (wijzigingen in ons cliëntvolgsysteem). Mutaties gaan over start zorgverlening van de cliënt, een wijziging in de planning of een verandering van financieringsvorm. Iedere mutatie heeft financiële gevolgen voor de organisatie, dus dat heeft mijn prioriteit. Het is een hoop uitzoeken, navragen en verzamelen van gegevens en zorgvuldig muteren.”
9.30 uur: helpen bij indienen declaratie
“Een collega komt mij iets vragen over EASY, een programma waar je onder andere je declaratie studiekosten mee kan indienen. Samen gaan we achter de computer zitten en ik help haar door de procedure heen. In het proces van ‘Zelforganisatie’ helpen we elkaar waar het kan. Ik help veelal op administratief, digitaal en sociaal (luisterend oor) gebied. Het indienen van de declaratie studiekosten is in ieder geval gelukt, dus we zijn allebei blij. Vervolgens handel ik mijn mail af. Beide zorgmanagers vragen mij per mail verschillende zaken uit te zoeken en voor diverse collega’s autorisaties voor computerprogramma’s te regelen. Ook belt een collega van een andere locatie om te vragen hoe ze ook alweer een mailbox toevoegt.”
10.00 uur: twee dropjes uit de pot
“Om 10.00 uur komt Gert, cliënt van Focus, drukwerk brengen. Hij werkt op de grafische groep bij Focus en brengt de post naar een aantal locaties van Ipse de Bruggen. Het is een gewoonte geworden dat we ieder twee dropjes uit de pot pakken. Daarna ga ik verder met het maken van een nieuwe telefoonlijst en de vragen die gesteld zijn door mijn zorgmanagers.”
11.00 uur: Annie komt helpen
“Na de koffie komt Annie, een cliënt van de Woutershof, bij mij op kantoor ‘werken’. Zij neemt plaats achter de computer en ‘typt’, in voor haar leesbare taal, recepten uit of maakt een verslag van haar weekendplannen. We praten wat en zetten de radio aan waarbij wij luid meezingen. Zij staat naast haar stoel te dirigeren en mee te klappen met de melodie. Van deze momenten geniet ik intens. Ondertussen werk ik het verslag van de laatste teamvergadering uit en maak ik actielijsten. Na het beantwoorden van wat telefoontjes, gaan de cliënten om 12.00 uur lunchen. Cliënten komen mij vragen of ik mee-eet. Soms doe ik dat voor de gezelligheid, maar nu wil ik nog wat taken afronden. Ik doe wat voorwerk voor de facturen van het Prins Heerlijk (een cateringbedrijf van Ipse de Bruggen) en ik maak vergadersetjes klaar voor een bijeenkomst. Ook schrijf ik nog een afscheidslied voor een collega.”
12.45 uur : Voldaan naar huis
“Ik sluit voldaan mijn computer af en ga naar huis om te lunchen. Daarna geniet ik van mijn andere activiteiten. Het leuke van dit werk is het handelen op allerlei verzoeken (veelal per mail) van mijn zorgmanagers. Zij roepen, ik draai. Ook vind ik het leuk mijn collega’s op het gebied van allerlei administratieve zaken en computeraangelegenheden te helpen. Last but not least geniet ik van het contact met de cliënten. De ene cliënt komt bij mij zitten voor zijn rust, de ander komt een praatje maken en weer een ander kiest ervoor in zijn pauze bij mij naar de radio te komen luisteren. Ik ervaar veel vertrouwen en waardering en voel mij daarom in mijn werk de koning te rijk.”