“Ik ben volledig eindverantwoordelijk voor het pakket. Dat vind ik prettig werken.”
In ‘De werkdag van …’ vertelt een medisch secretaresse of een secretaresse in de zorg over zijn of haar werkdag. Dit keer kijken we mee over de schouder van Evi Kosters. Evi is secretaresse van de manager bedrijfsvoering RVE (Resultaat Verantwoordelijke Eenheid) Obestetrie & Gynaecologie, Kindergeneeskunde, Urologie en Chirurgie van het Jeroen Bosch Ziekenhuis in Den Bosch. Voordat ze vier jaar geleden voor deze functie werd aangenomen, was ze medisch secretaresse op de polikliniek Chirurgie van hetzelfde ziekenhuis.
Tekst Ellen Smink
Wie is Evi Kosters?
Evi Kosters (26) verdeelt haar werk over 4 dagen van 9 uur en is op vrijdag vrij. Op dit moment woont ze nog samen met een vriendin in hartje Den Bosch, maar vanaf september gaat ze samenwonen met haar vriend. “Voorlopig willen we wat huren. Ik heb wel een appartement gekocht, maar dat is pas over twee jaar klaar.” En hobby’s? “Ik houd van hardlopen en loop regelmatig halve marathons. Verder overweeg ik om de post-bachelor Bedrijfskunde te gaan doen. Omdat ik al mijn bachelor Executive Office Management van Schoevers heb, kan ik die studie in een jaar af maken. Het leuke is dat daarin ook de vakken projectmanagement en verandermanagement weer terug komen. Dat vind ik echt boeiende vakken. Ik houd van innovatie. In de toekomst wil ik ook de kant van projectmanagement of projectleider op.”
Een willekeurige werkdag
Evi: “Ik begin de dag vaak met een kort contactmoment met de manager waarvoor ik werk. Even kijken welke nieuwe dingen er zijn, wat heb ik nog te melden en welke opmerkingen heeft hij. Of we kijken naar de agenda: welke afspraken heeft hij staan, kunnen die doorgaan en zijn er extra stukken voor nodig. Vervolgens begin ik aan de mail. Met het afwerken daarvan ben ik wel een aantal uren bezig. Veel vragen die binnenkomen, zet ik weer uit, waarna ik op antwoord wacht. Ik krijg heel uiteenlopende mails. Vanochtend gingen die onder andere over het reserveren van een vergaderruimte voor een evenement in juni en het verzoek een tekst op te stellen voor een bijeenkomst van ‘Jong JBZ’ (Waar jonge zorgprofessionals uitleg over verschillende onderwerpen krijgen, red). Ook kreeg ik twee verzoeken voor het verplaatsen van twee overleggen en het verzoek een advertentietekst te bekijken voor een nieuwe medewerker en te checken of de juiste mensen in de sollicitatiecommissie zitten. Tussendoor komen er telefoontjes binnen die vragen om actie te ondernemen en iedere woensdag nemen we de week erop door.”
Even een wandeling
“Elke ochtend wandel ik een kwartiertje buiten in de natuur. Even van mijn werkplek af. Mijn manager staat dat altijd toe. Het wordt hier ook erg gestimuleerd. Ik heb mijn kantoor tegenover dat van de manager. We zitten in een soort kenniscentrum met meerdere open kantoorruimtes. Als ik wil lopen, roep ik of iemand mee wil. Er is altijd wel iemand die dat wil. Zo stimuleren we elkaar. We lopen altijd een vast rondje om het ziekenhuis heen.
Ook de verdere dag loop ik af en toe even van mijn werkplek weg. Ik moet wel eens samenwerkingsovereenkomsten laten tekenen bij de Raad van Bestuur, of iets naar medewerkers brengen. Sinds kort wordt onze post niet meer op de werkplek opgehaald. Dus loop ik nu regelmatig naar de postvakken toe. Of ik loop even naar het restaurant om voor mij en de manager een gratis stuk fruit, of een geboorte- of rouwkaartje voor een van de medewerkers te halen.”
Twee jaar inwerktijd
“In totaal zijn er negen managers bedrijfsvoering. De portefeuille van de manager waarvoor ik werk bestaat uit de RVE Obestetrie & Gynaecologie, Kindergeneeskunde, Urologie en Chirurgie. Ook is hij samen met iemand van de verpleegkundige staf medeverantwoordelijk voor het verpleegkundig proces. Een groot pakket! We hebben niet direct contact met de medewerkers van die afdelingen. Daar zit nog een laag van unithoofden tussen. Vandaag is een van de medewerkers 25 jaar in dienst. Dan sturen wij een bosje bloemen, maar vanuit het unithoofd wordt daar uitgebreid aandacht aan besteed.”
Hoewel ze zich in haar functie als een vis in het water voelt, is dat zeker niet van de een op de andere dag gegaan. Evi: “Ik heb deze functie de eerste twee jaar samen met een oud-collega ingevuld. Die twee jaar waren voor mij eigenlijk een inwerktraject. In die tijd leerde ik de mensen kennen en heb ik veel geleerd over termen, afdelingen, externe organisaties, etc. Het is best veel en het heeft me wel wat tijd gekost om de inhoud te begrijpen en te zien hoe alles op elkaar aansluit. Nu zit ik er lekker in en ben ik op de hoogte met wat er speelt.”
“Ik vind het een verrijking dat ik nu veel meer dingen over het ziekenhuis te weten kom.”
Verschil met vorige job
Het verschil met haar vorige baan als medisch secretaresse op de polikliniek Chirurgie lijkt groot. En dat is het ook, is Evi’s ervaring. “Het patiëntencontact is volledig weggevallen. Dat vond ik heel leuk. Maar ook wij hebben hier een personeelstekort. Dat maakt, zo hoor ik van collega’s, het werk ook wel eens lastig doordat er operaties moeten worden uitgesteld en wachttijden langer zijn. Ik vind het niet zo heel erg dat ik dat mis. Op de polikliniek werkte ik in een team van 12 secretaresses, fulltimers en parttimers. Wat ik af en toe ongemakkelijk vond, was dat iemand die bijvoorbeeld op maandag werkte, er op dinsdag niet was waardoor er soms dingen bleven liggen. Nu ben ik volledig eindverantwoordelijk voor het pakket. Dat vind ik prettig werken. Als medisch secretaresse heb je vaak niet het idee van wat er allemaal speelt in het ziekenhuis. Ik vind het een verrijking dat ik nu veel meer dingen over het ziekenhuis te weten kom. Ik vind het ook fijn om een-op-een te werken. Ik loop regelmatig bij de manager binnen, of hij komt naar mijn kantoor voor korte afstemmingsmomenten. Als ik een vraag heb, leg ik die bij hem neer en krijg ik antwoord. Als medisch secretaresse moest ik wachten tot een chirurg een vraag had beantwoord en daar kon wel eens een aantal dagen overheen gaan. Nu kan ik elke dag dingen lekker afhandelen.”
Veranderingen
“Toen ik in het ziekenhuis begon, werkten we nog met papieren dossiers. In juni 2016 zijn we overgegaan op het digitale dossier. Ik heb grote veranderingen gezien bij mensen die toen geen idee hadden hoe digitaal te werken, terwijl die collega’s het nu allemaal onder de knie hebben. De volgende stap is dat patiënten zoveel mogelijk gebruik gaan maken van ‘MijnJBZ’ om bijvoorbeeld herhaalrecepten aan te vagen of met de dokter te chatten. Om de medewerkers daar ook klaar voor te stomen, begeleiden we de poliklinieken met een kennisboost van twee weken. In die twee weken wordt er elke ochtend een thema behandeld en kunnen medewerkers individuele begeleiding krijgen. In overleg met mijn manager ben ik vier uur per week vrij geroosterd om hieraan mee te werken. Ik geef presentaties hoe de polikliniek beter kan werken met ‘MijnJBZ’ en help mee met de individuele begeleiding.
Een verandering voor mij persoonlijk ten opzichte van een aantal jaar geleden is de omgang met de dokters. Toen ik hier op de polikliniek binnenkwam was ik heel zenuwachtig als ik iets aan een dokter moest vragen. En ik sprak ze aan met ‘U’. Nu noem ik ze bij de voornaam. Dat komt natuurlijk doordat ik meer met ze samenwerk, maar ik zie het ook in het algemeen. Door corona is er veel veranderd. We hebben gezien dat we elkaar echt nodig hebben. Daardoor is er onderling een heel andere samenwerking ontstaan. De drempel om elkaar iets te vragen is lager geworden. Dat komt omdat we veel meer met elkaar op één lijn zitten.”