❤️ DE PRAKTIJK
“Iedere keer denk ik: wat bof ik toch!”
In ‘De werkdag van …’ vertelt een medisch secretaresse of een secretaresse in de zorg over zijn of haar werkdag. Dit keer kijken we mee over de schouder van Bianca de Vries. Bianca werkt 24 uur per week als officemanager bij D’n Hoef in Lierop, een pedagogisch centrum in het groen dat voornamelijk hulp biedt aan kinderen van 4 t/m 18 jaar die te maken hebben met sociaal-emotionele problemen, ontwikkelingsstoornissen of wanneer het door omstandigheden tijdelijk even moeilijker gaat. Ook biedt D’n Hoef zorg aan kinderen en volwassenen met een verstandelijke beperking, autisme of niet-aangeboren hersenletsel.
Tekst Ellen Smink
Wie is Bianca de Vries?
Bianca de Vries is 53 jaar en moeder van twee bonuskinderen. Voordat ze 10 jaar geleden bij D’n Hoef begon, was zij educatief adviseur primair onderwijs. Samen met haar man speelt ze golf. Ze houdt van salsadansen en is dol op korte vakanties.
“Ik start met een informeel directieoverleg. Dan wandelen we samen met de honden door het bos en bespreken we de dagelijkse gang van zaken.”
De werkverdeling
Bianca: “Ons managementteam bestaat uit twee directeur-eigenaren, twee zorgcoördinatoren en een officemanager, ik dus. Mijn werk bestaat uit alles, behalve de begeleiding van de cliënten zelf. Over het algemeen komen jeugdigen van 4 tot 18 jaar bij ons, maar we hebben ook een groep die wat ouder is. De meeste kinderen komen via een gezins- en jongerencoach vanuit verschillende gemeenten. Als er een aanvraag binnenkomt, zet ik die door naar onze zorgcoördinator. Die plant dan een intakegesprek en geeft advies over welke indicatie nodig is. Alle cliënten worden gefinancierd vanuit de Jeugdwet. Daarvoor is een indicatie nodig met een ingewikkeld systeem aan productcodes. Dat proces bewaak ik en stuur ik aan. Ik geef adviezen aan casemanagers en verwijzers, maar werk vooral ook aan de achterkant. Indicaties bestaan uit allerlei ‘producten’ zoals individuele begeleiding, gespecialiseerde begeleiding in een groep, behandeling, dagbesteding of een zorgvoorziening ‘terug naar school’. Bij ons zitten veel cliënten die niet meer naar school gaan vanwege allerlei sociaal-emotionele problematiek of gedragsproblematiek. Wij proberen ze altijd terug in de maatschappij – school, werk of een andere passende plek – te krijgen.”
Een willekeurige werkdag
Bianca: “Mijn werkdag begint rond 8.00-8.15 uur. Ik start samen met mijn directrice met een informeel directieoverleg. Dan wandelen we een half uur met de honden door het bos en bespreken we de dagelijkse gang van zaken. Om 8.30 uur ben ik terug op kantoor. We zijn een zorgorganisatie in het groen met een grote verscheidenheid aan dieren die ook worden ingezet in de zorg. Mijn kantoor kijkt uit over de landerijen met aan het eind de paddock met paarden. Als ik dan aan mijn eerste kopje koffie zit en naar buiten kijk, denk ik iedere keer: wat bof ik toch! Dan open ik mijn mailbox. Er zijn elke dag heel wat mails, want alle medewerkers hebben te maken met indicaties of aanvragen. Vervolgens maak ik een to-do-lijst en een prioriteitenlijst. Om 9.00 uur hebben we ochtendoverleg met alle collega’s die aanwezig zijn, meestal een man of 15. Het eerste kwartier worden cliëntspecifieke zaken besproken en het tweede kwartier kan iedereen met elkaar overleggen over wat er die dag nodig is. We hebben circa 125 cliënten. In dat opzicht zijn we dus groot, maar tegelijkertijd zijn we ook een kleine organisatie, zeker als je het vergelijkt met een ziekenhuis. Soms blijven cliënten een paar maanden, soms een halfjaar, maar het gebeurt ook dat ze een jaar tot vier jaar blijven. Ik sta dicht bij ze en ken ze allemaal. Oorspronkelijk kom ik uit het speciaal onderwijs. Die zorgkant zit er dus in, al houd ik dat hier heel bewust gescheiden, anders kom ik niet aan mijn eigen werk toe.”
“In een ziekenhuis heb je zoveel lagen, die heb je bij ons niet.”
Geen dag hetzelfde
Bianca: “In mijn werk is geen dag hetzelfde. Ik bel met ouders, verwijzers, heb overleg met directie en collega’s, heb een belangrijke signaalfunctie, doe verbetervoorstellen en bewaak werkprocessen, maar zorg ook voor de cliëntadministratie en de facturatie. Omdat ik het proces aanstuur, moet ik ook allerlei dossiervragen beantwoorden aan externe partijen en opletten of het allemaal AVG-proof is en aan de wettelijke (kwaliteits)eisen voldoet. Daarnaast heb ik nog allerlei andere bezigheden. Zo heb ik net de website aangepast en een rondleiding gegeven aan de contract- en beleidsmanager ‘10 voor de jeugd’. Juist die afwisseling maakt mijn werk zo leuk. Op papier werk ik 24 uur, maar in de praktijk komt het vaak neer op 32 uur. Dat vind ik niet erg. Ik krijg hier veel vertrouwen, heb veel verantwoordelijkheden en krijg daarin de nodige vrijheid. In vergelijking met secretaresses in een ziekenhuis heb ik veel meer beslissingsbevoegdheid. In een ziekenhuis heb je zoveel lagen, die heb je bij ons niet. Ja, ik heb echt een leuke job!”