Prioriteren als een pro

Tekst Naomi van Esschoten | 22 september 2026  | 📈Thema Persoonlijke groei

Mijn collega Denise had een clownsneus in haar bureaulade liggen. Als iemand met een onmogelijk verzoek kwam – meestal aan het eind van de middag – zette ze die neus op en zei ze: ‘Zie ik eruit als een clown?’ Je raadt het al: wel duidelijk, maar niet zo sympathiek en dienstverlenend. Of collegiaal, want al snel kregen door de pinnige houding van Denise andere secretaresses alleen maar meer verzoeken op hun bordje.

Verkeerde prioriteiten

Sommige secretaresses kiezen ervoor om te beginnen met de taken die het minste tijd kosten of makkelijk zijn af te handelen. Dan is de middag er voor het echte werk. Maar na de lunch blijkt die aanpak vaak niet zo goed te werken: dan kost een klus toch meer tijd dan gedacht of komen er de bekende spoedjes tussendoor, waardoor juist het echte werk blijft liggen. Dat zorgt voor stress, ontevredenheid en doodmoe thuiskomen.

Eisenhower-matrix

Denise had dus wel een punt: op een drukke werkplek moet je elke dag keuzes maken waaraan je jouw tijd besteedt. Dat betekent prioriteiten stellen. Zo reageer je niet reactief, maar proactief. Inge Nysten van Tijdwinst.com tipt daarvoor om de Eisenhower-methode te gebruiken. ‘Op de horizontale as zet je urgentie: links urgent en rechts niet urgent. Op de verticale as zet je belang: boven belangrijk en onder niet belangrijk.’

Belangrijk of dringend

Zo bepaal je makkelijk of iets belangrijk of dringend is. De bovenste helft bevat de belangrijke taken en onderin staan de niet-belangrijke taken. ‘Links bovenin staat het vak belangrijk én urgent’, vertelt Inge: ‘Daar moet je meteen actie op ondernemen. Het zijn vaak onverwachte zaken, zoals spoedjes, klachten of noodgevallen.’ Het vak rechts bovenin (belangrijk maar niet urgent) is bedoeld voor taken die je inplant. Ze zijn belangrijk, vragen voorbereiding en denkwerk. Inge: ‘Dit zijn grote klussen en projecten. Plan hiervoor een blok van 60 tot 90 minuten om ongestoord te werken. Bijvoorbeeld van 10.30 tot 12.00 uur of van 14.00 tot 15.30 uur.’

Maak de keuze zichtbaar

Links onderin is ruimte voor zaken die wel urgent zijn, maar eigenlijk niet zo belangrijk. ‘Krijg je een spoedverzoek, vraag dan eerst wanneer het precies af moet en wat er gebeurt als het later wordt. Maak vervolgens zichtbaar wat de consequentie is: ‘Ik kan dit vandaag oppakken, maar dan schuift het verslag door naar morgen. Welke taak heeft prioriteit?’ Ook kun je voorstellen het morgenochtend als eerste op te pakken. Zo zeg je niet simpelweg nee, maar leg je een keuze voor.’ En dan blijft er nog een vak over met niet belangrijk en niet dringend. ‘Die kun je schrappen’, vindt Inge. ‘Ze hoeven in elk geval niet vandaag.’

Botsingen

En hoe ga je dan om met botsende prioriteiten, bijvoorbeeld bij verzoeken van meerdere kanten? Ook hier helpt het om het zichtbaar te maken. Leg de botsende verzoeken zo nodig voor aan je leidinggevende: welke taak moet voorgaan?

Om de tafel

Tot slot: soms is de werkdruk gewoon structureel te hoog. Bijvoorbeeld door personeelsgebrek, onhandige werkprocessen of de organisatiecultuur. Dan is het tijd om met je leidinggevende om de tafel te gaan. Zeg bijvoorbeeld dat je graag eens naar de taken of werkafspraken wilt kijken die binnen jouw verantwoordelijkheid vallen. En bekijk eens voor jezelf: welke grens of prioriteit wil jij in 2027 duidelijker bewaken? Zo voorkom je dat jij straks ook een clownsneus in je lade legt.