15-03-2018 – In ‘De werkdag van …’ vertelt een medisch secretaresse of een secretaresse in de zorg over zijn of haar werkdag. Dit keer kijken we mee over de schouder van Liesbeth Meuldijk-de Jong. Zij werkt parttime als Medisch Afdelingssecretaresse op de Verpleegafdeling Traumachirurgie/Heelkunde van het Erasmus MC in Rotterdam. “Dagelijks doen wat goed voelt, vlot oplossen wat kan, doorwerken indien nodig en behulpzaam zijn naar collega’s”, vindt Liesbeth. Hoe dat in zijn werk gaat lees je in dit artikel over een willekeurige werkdag van Liesbeth.
Door Ellen Smink
Wie is Liesbeth?
“Ik ben getrouwd met Paul en moeder van twee volwassen dochters. Naast mijn werk voor het Erasmus MC werk ik als ZZP-coach. Tevens ben ik vrijwilliger bij VPTZ (Palliatieve Terminale Zorg thuis). Voordat ik hier als afdelingssecretaresse begon, werkte ik 23 jaar aan de balie in een commerciële branche. De telefoon rinkelde de hele dag door. Daarnaast stond er steeds een rij mensen voor mijn neus die geholpen wilden worden. Werken met mensen vond ik al vanaf jonge leeftijd fijn. Daarom volgde ik mijn hart, ging studeren en werken in de zorgbranche.
Alles volgens NIAZ-keurmerk
Inmiddels is Liesbeth ruim tien jaar medisch afdelingssecretaresse. “Ons kantoor is op de verpleegafdeling gevestigd, zodat we vlot kunnen handelen. Mijn collega en ik werken zelfstandig en zorgen voor alle klinische-patiëntenadministratie binnen een team van verpleegkundigen, arts-assistenten en stafartsen. Ontbrekende gegevens worden door ons aangevuld, cd’s worden ingelezen en externe papieren gescand. Bij ontslag krijgt elke patiënt alle benodigde papieren al mee. Hun huisarts krijgt zo snel mogelijk bericht van de opname. Dit alles verloopt uiteraard volgens de richtlijnen van het NIAZ-keurmerk. Daarnaast werkt ons hele ziekenhuis sinds juni 2017 met HIX.”
Digitale veranderingen
Liesbeth: “Helaas gaat steeds meer van ons werk digitaal, waardoor er steeds minder contact met patiënten is. Juist dat contact met mensen maakt dit werk zo leuk. Het is een stukje servicegerichte zorg, die erg op prijs wordt gesteld. Een trauma doormaken of ziekte krijgen is geen keuze. Wel moet men ermee leren omgaan en hopen dat herstel vlot is gegund. Bij multitrauma-patiënten of bij patiënten met meerdere afspraken combineren we zoveel mogelijk poli-afspraken op één dagdeel. Op de poli’s zijn vrijwilligers van het Erasmus MC aanwezig om het steeds meer digitaal aanmelden makkelijker te laten verlopen. Ook wijzen deze vrijwilligers de weg, want ons ziekenhuis kent veel gebouwen.”
Nieuwbouw Erasmus MC
Het Erasmus MC is een universitair medisch centrum te Rotterdam en verbonden aan de Erasmus Universiteit. Het ziekenhuis is zowel in omzet als aantal bedden het grootste van de acht universitair medische centra van Nederland. Liesbeths afdeling Traumachirurgie werkt samen met Orthopedie en Plastische Chirurgie. Deze drie afdelingen vormen sinds enkele jaren de ‘Zorgkern Beweging’. Het huidige pand, voormalig Dijkzigt Ziekenhuis, bestaat sinds 1961. Op 18 mei 2018 verhuizen alle verpleegafdelingen naar het nieuwe ziekenhuis dat op het terrein is gebouwd. Liesbeth: “Om elkaar goed te leren kennen, gingen we onlangs met onze drie teams op teambuildingtraining. Dat waren leerzame en leuke dagen. Alle zorg- en facilitaire medewerkers worden nu al opgeleid om te werken volgens de nieuwste richtlijnen. Via ‘live simulaties’ worden de werkprocessen alvast geoefend, zodat men straks direct aan de slag kan gaan. Onze administratie gaat nu nog als voorheen. We wachten de verhuizing af; misschien dat er dan wijzigingen komen.”
Elke patiënt een eigen kamer
Voor onze patiënten van de verpleegafdelingen van het Erasmus MC verandert er straks veel. Liesbeth: “Momenteel verblijven zij in een een-, twee- of vierpersoonskamer en delen ze de badkamer en het toilet. In de nieuwbouw krijgt elke patiënt een mooie ruime eenpersoonskamer met eigen faciliteiten. Dit zorgt voor meer rust en privacy, ook tijdens gesprekken met artsen of familieleden, en kan het herstel ten goede komen, zeker bij langduriger verblijf. Contact met andere patiënten kan heel gezellig zijn, maar ook zeer storend, vooral ‘s nachts. Ik ben benieuwd hoe de patiënten dit straks gaan ervaren.
In de nieuwbouw is de ‘Chirurgische dagbehandeling’ veel uitgebreider dan nu. Patiënten met een simpele ingreep of dagopname worden daar straks behandeld en begeleid op een loungestoel. Bedden zijn dan beter inzetbaar voor intensieve zorg, want het totaal aantal bedden daalt als gevolg van zorgwetgeving.”
Een willekeurige werkdag
Net zoals bij de secretaresses in de vorige uitgaven is ook bij Liesbeth geen werkdag hetzelfde. Daarom hierbij het verslag van een willekeurig gekozen maandag.
Spoeddingen eerst
“Op de eerste werkdag van de week is er van alles te doen. Ik begin met alle papieren en ontslagen van het weekend te verzamelen. Ik maak een dagprint van de liggende patiënten op onze afdeling en ga achter ontbrekende gegevens van huisarts of telefoonnummers aan. Spoeddingen gaan eerst, dan de mail en vervolgens de dagelijkse bezigheden: scannen, uitstaande brieven controleren en verwerken, post sorteren, en dergelijke. Er zijn dagelijks opnamen en ontslagen, ook als ons kantoor gesloten is. Ik controleer, vul adressen aan en bekijk of brieven kunnen worden verwerkt.
De meeste brieven worden eerst door de behandelende traumachirurg gezien en pas daarna verzonden. Die verzending gaat vaak elektronisch en deels per post. Week- en maandrapportages van alle traumapatiënten waarborgen dat er van elke opname een brief wordt gemaakt.”
Grenzen stellen
“Op maandag neemt het afhandelen van mails en weekendopnamen soms veel tijd in beslag. Dan schiet de koffiepauze samen met de verpleging er wel eens bij in. Ik werk dan liever rustig door, zonder haast en drink ’s ochtends koffie aan mijn bureau. Om het werk goed en gezond te blijven doen, is het belangrijk je grenzen van kunnen en willen in de gaten te houden. Immers, een té welwillend mens loopt zichzelf snel voorbij, iets wat ik uit eigen ervaring weet en vaak ook hoor benoemen op het Afdelings- en Medisch Secretaressecongres.”
HIX-systeem
“Door mijn ervaringen op mijn vorige werk had ik weinig moeite mezelf het nieuwe HIX-systeem eigen te maken. Ik ben erg van oplossingen zoeken. In plaats van ergens in blijven hangen, wil ik weten hoe iets komt en ga ik op zoek naar informatie of naar iemand die het wél weet. Via ICT melding naar de juiste persoon kan het systeem soms aangepast worden, waardoor iets beter werkt.
Mijn kennis deel ik dan weer met andere heelkunde-afdelingssecretaresses. Zo is er bijvoorbeeld op mijn verzoek een administratieve groep van vier heelkunde-afdelingen opgezet, zodat wij net als voorheen in Elpado (elektronisch patiëntendossier) ons werk konden blijven doen. Na uittesten is dit ingevoerd en dient dit straks als voorbeeld voor andere, nog samen te voegen zorgkernen. Daarnaast zijn, in samenspraak met onze medisch coördinator, briefbouwstenen ontwikkeld, waarmee arts-assistenten vlot brieven kunnen maken. Ook proberen we binnen de vier afdelingen nu zoveel mogelijk gelijkvormig te werken in administratieve processen.”
De maandag gaat vaak snel voorbij. Ik neem de post mee, leg werk klaar voor de volgende dag, ruim de laatste dingen op en ga direct naar huis, of nog even naar de sportschool. Morgen weer een dag…